Времени не хватает: причины, тайм-менеджмент, эффективные способы и умение управлять временем

• 31 Августа, 2018
• Психология личности
• Розалия Райсон

А на все ли важные дела у вас хватает времени? Не всегда, к сожалению, мы правильно планируем свою жизнь. А все из-за того, что не умеем распределять дела по приоритетности. Часто занимаемся не тем, чем надо, отдавая предпочтение неважным занятиям. Давайте разберемся, почему у вас не хватает ни на что времени, изучим способы управления им, а также рассмотрим, что же такое тайм-менеджмент.

Причины дефицита времени

Почему же так сложно придерживаться намеченного плана и соблюдать расписание в течение дня? Предлагаем разобраться вам в этом. Существует как минимум шесть причин, по которым вы ничего не успеваете:

1. Вы слишком долго спите. Почти вся страна работает с 9:00 до 18:00. Необходимо вставать раньше, чтобы к вечеру у вас было сделано уже много дел. Вы сами заметите, что у вас появится больше свободного времени.
2. Вы слишком много на себя берете. Далеко не каждый готов постоянно работать в многозадачном режиме без осечек. В противном случае вы рискуете в каком-то деле провалиться.
3. Недостаток отдыха также влияет на вашу продуктивность. Не думайте, что, если вы будете работать 24/7, вы будете выполнять больше заданий и успевать во всем и везде. Усталость скажется на вашей плодотворности уже на третий день работы в режиме нон-стоп.
4. Вы не умеете говорить «нет». Возможно, вас часто просят сделать то, что вообще не относится к кругу ваших обязанностей, а вы не можете отказать. Способность говорить «нет» поможет вам не только в управлении временем, но и по жизни в целом. Вы можете согласиться помочь, но только в том случае, если вы не нанесете ущерба своему же свободному времени.
5. Вы тратите время на пустые дела. Может быть, вы опаздываете на работу, потому что засмотрелись телевизор? Или по дороге в офис встретили бывшую одноклассницу и вам непременно сейчас стоит поговорить с ней? А может, вы в течение дня часто выходите на перекур, а после обеденного перерыва еще полчаса болтаете с коллегами? Все это дела, которыми можно пренебречь во благо выполнения плана максимум.
6. Неправильно расставленные приоритеты. Сначала нужно заниматься важными, неотложными делами, и только после их выполнения браться за второстепенные. Если вам необходимо подготовиться к завтрашнему сложному экзамену, а друзья зовут вас в кино, то, безусловно, нужно отдать предпочтение подготовке к экзамену.

Теперь вы понимаете, почему же так не хватает времени на жизнь. Узнать причины проблемы, конечно, важно. Но теперь необходимо ее разрешить.

Регулярно не перечитываем, не пересматриваем свои планы и цели

Необходимо не только планировать свой день, но и всё остальное время в жизни. Люди, которые не перечитывают, не пересматривают свои планы и цели, тратят время и энергию впустую. Ведь некоторые из них со временем необходимо менять. Наша жизнь не стоит на месте, и вместе с ней движемся и мы со своими решениями. Меняются приоритеты, а сними и наши цели.

Еженедельно, ежемесячно или даже ежегодно перечитывайте, пересматривайте свои планы. И по мере необходимости изменяйте или совсем меняйте курс, чтобы ненужные задачи не съедали Ваше время, и не забивали день.

Тайм-менеджмент

«Не хватает ни на что времени» – одна из самых частых жалоб каждого второго человека. При этом люди сваливают все именно на то, что в сутках лишь 24 часа. Однако уверяем вас, виновато далеко не время. Здесь дело только в нас.

Почему одни спокойно выполняют свой план, вечером даже находят время на семью, личную жизнь и увлечения, а другие живут в постоянном аврале и завалах на работе? Все дело в незнании основ тайм-менеджмента. Что же это такое?

Тайм-менеджмент – технология, которая позволяет правильно распланировать время, а также повысить эффективность его использования. Главное, что нужно уметь делать, – это распределять дела по приоритетности, то есть важности и срочности. Именно от этого зависит, сколько времени вы потратите на выполнение дела.

Как распределить свое время? Советы психологов

И все-таки умение правильно распределять свое время – это хороший навык. Психологи рассказывают, как попытаться в себе его развить.

Надежда Акимова советует делегировать свои дела и обязанности. В семье – детям, мужу, родным, няне, уборщице. На работе – подчиненным, коллегам. Во-вторых, не планируйте в день более трех важных дел, которые зависят от вас, и двух, в которые вовлечены другие. Если вы запланировали на сегодня три дела и одно не завершили, перенесите его на завтра и запланируйте новых два, чтобы не превышало трех. В-третьих, создайте свой режим дня и следуйте ему. Научитесь отказывать другим, даже если это ваш начальник или важный родственник. Делайте все ваши дела с удовольствием, даже если это что-то, что вам не нравится. Придумайте, как вы себя сами поощрите (но не едой). Найдите три полезные вещи, которые вы получите, когда завершите это нелюбимое дело. Делайте все с улыбкой. Выделяйте себе каждый день по часу на отдых.

«Нужно выбрать свой жизненный путь. Невозможно успевать без вреда для здоровья одновременно во всех сферах. Нужно выбрать. Семья или карьера? Общественные интересы или личные? Учеба или заработок? Лучше изучить один удар тысячу раз, чем тысячу ударов по одному разу. Также нужно перестать ориентироваться на требования и притязания окружающих», – комментирует Олег Долгицкий.

Петр Галигабаров советует выделять приоритеты, основанные на ваших реальных жизненных ценностях, в этом может помочь список психолога Милтона Рокича: выпишите свои ценности, которые реализуете ежедневно. Потом определите самую важную, вторую и третью ценности (например, здоровье, финансовая независимость, семья), далее переходите к ежедневному планированию своих действий с опорой на выбранные приоритеты. Очень эффективно учит фокусироваться на приоритетах ведение дневника, ежедневника. При этом, формируя тайминг, важно оставлять место для удовольствий и отдыха.

Фото: Shutterstock/FOTODOM

Матрица Эйзенхауэра

Не пугайтесь, в этом приеме нет ничего сложного. Наоборот, он значительно облегчит нашу жизнь, сделает ее более комфортной, а главное, организованной.

Итак, что нужно делать? Возьмите лист бумаги и ручку. Расчертите его так, чтобы получилось 4 ячейки: две сверху и две снизу. Каждая ячейка обозначает дела:

1. Срочное и важное.
2. Несрочное важное.
3. Срочное неважное.
4. Несрочное и неважное.

Распределите свои задачи по ячейкам. Эта техника поможет вам понять, за какое дело необходимо браться сразу, какое можно отложить, какое – и вовсе делегировать другому человеку. Если у вас вечно не хватает времени, попробуйте применить прием Эйзенхауэра.

Распыляемся на несколько задач одновременно

Все мы знаем, что человек может делать несколько дел одновременно. Но давайте рассмотрим так ли это. Нужно разобраться какие дела для нашего мозга обычные и не трудные, которые можем делать сразу несколько, а какие сложные и для них требуется подключение высших отделов мозга.

Обычные, простые задачи — это приём пищи, расчесывание волос и т.д., такие дела даже нельзя назвать задачей, это просто дела, которые мы можем выполнять сразу несколько, причем не задумываясь. Все обстоит по-другому с задачами, при которых наш мозг должен усиленно работать — он не может обработать и решить большое их количество, максимум две задачи, остальные просто блокирует. Поэтому нужно понять, что нельзя распыляться сразу на всё и впустую тратить своё время. Нужно решать задачи последовательно сделав одну, только тогда переходить к следующей. При таком подходе к любым делам сможете сохранить своё время.

Наш мозг может работать над двумя тяжелыми задачами сразу, но не более. Данное утверждение было доказано французскими учеными при обследовании добровольцев с помощью МРТ исследования.

Только на елку забраться и попу не ободрать, но не более, за один раз

Закон Парето

Наверняка вы когда-нибудь слышали об этом методе эффективного планирования времени, однако не знали его названия. В чем он заключается?

• Принцип Парето – это распределение задач по принципу 80/20.
• 20 % усилий дают 80 % результата.
• Остальные 80 % усилий дают лишь 20 % результата.
• То есть 4/5 приложенных вами усилий абсолютно не влияют на результат работы. Согласитесь, доля немалая.
• Большая часть результата достигается довольно быстро.
• Неважные задачи выполняются в конце всей работы.
• Если вы не успеваете что-то выполнить, отказываться следует именно от второстепенных задач.
• Небольшая часть задач будет результативной.

Этот принцип 80/20 применим не только в тайм-менеджменте, но и в жизни. Вы добьетесь большего, начиная с малого.

Почему наладить баланс так трудно: недоверие к себе

Вы провели внутренний аудит, обнаружили перекосы и самые важные актуальные для вас сейчас потребности. Впереди первый сложный шаг: поверить, что это всё правда, а не временная слабость.

Не всем, но многим требуется время, чтобы легализоваться внутри себя и почувствовать себя вправе судить о своей жизни по внутренним ощущениям — слишком они привыкли доверять чужому мнению и критике. Нужно время, чтобы себе поверить.

В идеале для изменений нам всем нужна поддержка близких. Но после пересмотра вашей энергетической бухгалтерии какие-то люди могут потерять ваше внимание, поэтому ждать от них поддержки как минимум наивно.

Метод 10-3-2-1-0

Формула кажется непонятной на первой взгляд. Не знаете, как ее запомнить? Просто нужно выяснить, в чем она заключается.

• За 10 часов до сна нельзя потреблять кофеин.
• За 3 часа до сна не едим и не пьем алкоголь.
• За 2 часа до сна перестаем работать.
• За час до сна выключаем телефон и перестаем сидеть в социальных сетях.
• 0 раз – именно столько раз разрешается нажимать кнопку «Отложить», когда звонит будильник.

Это формула здорового образа жизни и эффективного планирования дня. Если вам часто не хватает времени перед сном, применяйте этот метод.

Техника «Хронограф»

Записывайте в течение двух-трех дней, сколько времени вы тратите на выполнение любых задач. Начиная с выполнения утренней зарядки и заканчивая поездкой на метро. Выясните, какое дело у вас занимает слишком много времени. Затем придумайте, каким образом можно было бы тратить на него меньше минут. Например, если вы растягиваете завтрак на сорок минут и потом вам просто не хватает времени, чтобы вовремя добраться до работы, может, дело кроется именно в том, что во время еды вы смотрите телевизор?

Далее, кстати, вы будете примерно понимать, сколько времени вы тратите на ту или иную задачу. Это поможет вам быстро планировать день даже без использования смартфона или листка бумаги.

История появления слова цейтнот

Слово имеет немецкое происхождение. Если его разделить на составные единицы, то получится два самостоятельных слова: «zeit» — «время» и «not» — «нужда».

В Германии термин применяется в шахматах, когда у игрока отмечается недостаток времени на тщательное обдумывание хода. Чтобы контролировать время, в шахматных турнирах сейчас используют часы с двумя циферблатами. В данном виде деятельности цейтнотом заменяется необходимость напоминать шахматистам о том, что время на размышление и прогнозирование развития событий на шахматной доске ограничено.

В России «цейтнот» в значении «катастрофическая нехватка времени» впервые был употреблен Д.Н. Ушаковым в начале 20 века.

Позднее в философских словарях этот термин трактовался как дефицит времени.

Правила многих настольных игр предполагают жесткую регламентацию по времени. Если в начале игры человек будет долго обдумывать свои ходы, то ближе к концу партии ему придется действовать в режиме цейтнота.

Письменная фиксация

Хорошая память – это хорошо. Уметь держать все дела в голове – вообще отлично. Но иногда в стрессовых ситуациях или в суете вы рискуете о чем-то забыть. Более того, письменная фиксация еще лучше закрепляет задачи в вашей голове.

Приобретите ежедневник, в котором вы будете обозначать все ваши встречи, рабочие моменты, дела, связанные с семьей и домом. Затем распределите их по приоритетности и поймите, что необходимо сделать в первую очередь.

Приведем пример:

1. Составить коммерческое предложение.
2. Погулять с собакой.
3. Забрать сына из детского сада.
4. Постирать костюм.
5. Позвонить клиенту.
6. Подписать документы.

Что из этого следует сделать в рабочее время? Дела под номерами 1, 5 и 6. Вероятно, о клиенте нужно позаботиться в первую очередь. Звоним ему. Затем подписываем документы, но в случае, если они срочные и именно от вас зависит, стоит ли делопроизводство или нет. Если с ними можно справиться в конце дня, то перенесем подписание документов на вечер. И соответственно, в течение дня мы составляем коммерческое предложение.

Далее остаются дела под номерами 2, 3 и 4. Погулять с собакой может и жена, делегируем этот пункт. Постирать костюм способна стиральная машина, поэтому у вас не займет это много времени. А забрать сына нужно именно после работы. Поэтому по окончании рабочего дня вы едете в детский сад.

Согласитесь, весьма просто? Нужно лишь понять, какое дело срочное, а какое – нет.

Что такое ловушка срочности

ИсследованиеMeng Zhu, Yang Yang, C. K. Hsee. The Mere Urgency Effect / Journal of Consumer Research, которое провели в бизнес‑школе Университета Джона Хопкинса, показало, что чаще всего мы отказываемся от интересных и важных задач в пользу срочных. И буквально предрасположены откладывать значимые проекты на потом, прежде всего принимаясь за те, которые, как нам кажется, нужно сделать вот прямо сейчас.

Это и называется ловушкой срочности. Она приводит нас к стрессу, эмоциональному истощению и, как ни странно, потере денег. Исследователи выяснили, что мы склонны хвататься за дело, которое кажется более срочным, даже если платят за него меньше, чем за задачу с более мягким дедлайном. Так происходит по нескольким причинам.

Техника «помидора»

Этот метод изобрел итальянский студент в конце 1980-х, которому не хватало времени на дела.

Суть техники: вы разбиваете задачи на 25-минутные «помидоры», то есть периоды. Вы работаете в течение 25 минут, не отвлекаясь ни на кого и ни на что. Затем звонит будильник или таймер, и вы спокойно отдыхаете в течение своих честно заслуженных пяти минут.

Если вы отвлеклись на что-то и отошли от дела, скидывайте время и ставьте снова таймер на 25 минут. Придется начать все сначала.

После каждого четвертого «помидора» необходимо сделать длинный перерыв 15-30 минут.

Хотя бы чуть-чуть

У каждого есть заветные мечты, на которые обычно не хватает времени. Что делать в такой ситуации?

Если вы уже давно хотите выучить иностранный язык, начать бегать, прочитать большую книгу, изучить кодинг, составить список гостей на свадьбу, начать писать диплом, отремонтировать старый байк, то лучше начинать с малого.

• Начните с 20 новых иностранных слов каждый день.
• Бегайте с утра или вечером хотя бы в течение 20 минут.
• Начните с 50 страниц чтения заветной книги в день.
• Посвящайте кодированию хотя бы полчаса каждый день.
• Начните обдумывать, какие гости вам очень важны, кого можно и не приглашать, кто вам дорог, а кто просто давний знакомый. Составьте сначала список хотя бы очень значимых персон и друзей семьи. А уже потом в процессе дополняйте пункты.
• Диплом можно начать за полгода до его сдачи. Если вы будете писать хотя бы по 5 страниц в день, вы вскоре достигнете успеха.
• Зайдите в гараж после работы хотя бы на 15 минут. И уже скоро вы будете наслаждаться поездками на своем отремонтированном байке.

Не забывайте, что к великому можно прийти только с малого. Не торопитесь и не спешите. Саморазвитие – это долгий, кропотливый путь.

Излишняя торопливость и суета

Есть много хороших русских пословиц на этот счет:

• Не торопись отвечать, торопись слушать
• Торопись на доброе дело, а худое само приспеет
• Прытко бегают, так часто падают
• Был такой, что торопился, да скоро умер
• Поспешишь людей насмешишь

Русские пословицы очень явно показывают и рассказывают нам, что не нужно торопиться в своих делах, нужно всё хорошенько продумать, а потом только сделать, чтобы не потратить лишнего времени на переделку.

В пословице — «Сделать на скорую руку«, сказано, что дело сделано не очень хорошо, т.е. быстро и не качественно, и возможно всё придётся переделывать. При этом потратив время, которое можно было сберечь, сделав дело сразу и качественно.

Сосредоточьтесь делать и решать свои дела не быстро, а именно продуманно и без суеты, тогда Вы сохраните своё время и его будет хватать на вашу полноценную жизнь. Делайте всё с чувством, с толком, с расстановкой.