В последние десятилетия социальное время опередило естественное. Это значит, что за время жизни одного поколения ему приходится постоянно учиться, приспосабливаться к динамически изменяющемуся миру (его социальному аспекту), становиться более совершенными, быстрыми, умными, следовать в ногу с требованиями рынка. Социальное время начинает течь стремительнее, техносфера хоть и упростила жизнь и высвободила массу времени, его вечно не хватает, особенно на работе. Едва ли найдётся тот, кто не знаком с подобными случаями.
Причин нехватки может быть очень много: пустая трата времени на разговоры, времяпрепровождение в интернете, надежда, что часть работы можно повесить на сотрудников, работа – не волк, отсутствие мотивации. Мы приведём десяток приёмов и рекомендаций, выполнение которых избавит любого человека от вопроса: «Как научиться работать быстрее и эффективнее?».
Приоритетность
Прежде, чем приступать к какой-либо деятельности, определитесь с приоритетами: расставьте запланированные события в порядке их важности, начав со срочных и более весомых. Следует научиться разделять или классифицировать дела на срочные, которые следует выполнить в указанные сроки, и важные – обязательны для выполнения, но не столь ограничены временными рамками.
Важными могут быть не только те задачи, которые поставил руководитель более высокого звена, но и те, что непосредственно влияют на остальных сотрудников, заставляя их простаивать. Как пример: на мебельном производстве в первую очередь следует браться за раскрой материала, дабы все, кто будет с ним работать, не простаивали, а затем – за иную работу, если на вас повешено несколько операций.
Концентрироваться
Цель определяет отдачу, которую вы хотите получить. Зона концентрации определяет действия, которым стоит уделять время. Цель — это результат. Зона концентрации — это путь. Цель указывает в будущее, которого вы намерены достичь. Зона концентрации связывает вас с настоящим. В сфере продаж в качестве цели формулируется, например, желаемый доход или определённое число новых клиентов. В производстве — объём сокращения затрат. Тем временем зона концентрации в продажах может включать активное общение с потенциальными клиентами, а в производстве — области, которые стоит исследовать для сокращения затрат. Конечно, два этих подхода не исключают друг друга. Можно иметь и цель, и зону концентрации. Более того, кто-то возьмётся даже настаивать на том, что необходимо и то и другое, так как цель обозначает, куда идёшь, а зона концентрации — как планируешь туда добраться.
Умение отказывать
Концентрированность на одной работе или проекте позволит быстрее, качественнее и эффективнее выполнить её. Отсутствие факторов, которые отвлекают, положительно сказывается на работоспособности. Метание между парой проектов, постоянные отвлечения, например, чтобы помочь сотруднику, отражаются на результате отрицательно. Но и здесь должен быть баланс: принцип «работаю сам по себе» отрывает людей от коллектива. Научитесь ставить свои интересы превыше интересов сотрудников в разумных рамках, также не бойтесь отказывать им.
Контролируйте главных пожирателей вашего времени
Есть только один подход, который позволит все успевать на работе, нормально отдыхать и забыть о хроническом стрессе. Это повышение продуктивности. Придется научиться решать больше задач за единицу времени. Первое, что нужно сделать, — найти и уничтожить ваших главных пожирателей времени. У каждого они свои, но есть целый список общих:
- отсутствие чувства времени;
- неумение отказывать другим;
- беспорядок;
- бестолковые телефонные разговоры и переписка;
- слишком частая проверка почты;
- зависание в соцсетях, на форумах и прочие интернет-развлечения;
- нехватка полезной информации и избыток ненужной.
Определите свой список пожирателей времени и возьмите их под контроль, иначе любые советы по повышению продуктивности, окажутся просто бессмысленными. Поглощая информацию из соцсетей и блогов, вы забудете о той, которая по-настоящему ценна. Тратя время на пустопорожнее общение, вы устанете и уже не сможете эффективно вести переговоры с партнерами или начальством.
Установите персональные фильтры и пропустите через них все, что отнимает время. Отсеките пожирателей.
Найдите время отдохнуть
Практика показывает, что каким бы интересным не было занятие, концентрация внимания на нём снижается после 30-60 минут погружения в дело. Ввиду этого рекомендуется периодически делать перерывы, переключаться на иные виды деятельности.
Не зря на многих производствах существуют 5-10-минутные перерывы через каждый час или два.
В зависимости от вида деятельности, это время необходимо потратить на зарядку или разминку, либо же наоборот, присесть и немного отдохнуть, чего-либо выпить или перекусить. Главное, кардинально изменить своё состояние: сидели за компьютером – проведите перерыв активно, стояли за станком – лучше присядьте.
Солнце – Ваш полезный помощник
Если Вы каждый день работаете за компьютером, то наверняка замечали, как влияет свет на Вашу продуктивность и рабочее состояние. Слишком темное освещение плохо влияет на эффективность вашей работы, а так же ухудшает Ваше зрение.
В дневное время лучшим решением будет расположить рабочее место возле окна, чтобы солнечный свет хорошо освещал Вас. Это поможет усилить продуктивность Вашей работы на 15%, а так же Вы не будете ощущать сонливости и усталости.
К тому же, солнечный цвет полезен для костей и общего самочувствия. Не забывайте так же, что компьютер нужно размещать так, чтобы на него не попадали солнечные блики, иначе Вам будет некомфортно работать, и Вы часто будете отвлекаться.
При невозможности расположить рабочий уголок в месте, которое хорошо освещается солнцем, или же если Вы привыкли работать в вечернее время, стоит воспользоваться лампой с имитацией дневного освещения.
Это так же повысит Вашу эффективность на 15%, а так же Вашим глазам будет намного легче воспринимать такое освещение, нежели от обычных лампочек.
Структурирование задач
Полезной будет способность группировать сходные задания по какому-либо критерию, составлять план и/или график их выполнения. Со сложными поручениями лучше справляться поэтапно, разбивая их на мелкие шаги. Таким образом, и прогресс заметен, и психологически будете знать, что он есть, какой бы масштабной ни была задача. Также подход позволяет контролировать себя самостоятельно, анализируя способы достижения цели, их целесообразность, видеть, насколько близки вы к цели, как быстрее её добиться и т. д.
Достижение каждой незначительной победы/цели может быть вознаграждено, будь это вкусняшка, новая вещица или отдых на природе в ближайшие выходные.
Зачем вы учитесь
Очень важно задать этот вопрос себе, подчиненному или ребенку, который осваивает школьную программу. От того, есть ли цель и как она сформулирована, во многом зависит мотивация обучаемого и, конечно, успех
Кроме того, должны быть сформулированы и критерии, по которым мы планируем оценивать результаты обучения.
А. Л.: Важно понимать, для чего обучение нужно в работе, чему хочу научиться и что хочу получить в результате. У цели обязательно должны быть сроки, и в этом ее отличие от мечты
И обязательно нужно подумать, какие есть ограничения, что может помешать, если у вас какие-то табу на пути к цели. Например, заниматься сможете только раз в неделю по выходным. Задумайтесь также над тем, по каким критериям вы будете оценивать результат, фиксируйте промежуточные результаты. Так, когда человек начинает заниматься вокалом, обязательно делается запись, как он пел до занятий, через месяц, через два, чтобы была видна динамика. Показателем динамики может быть время: сначала я тратил два рабочих дня для создания этого отчета, а сейчас — два часа.
Покажем это на примере. Сейчас я бухгалтер-кассир, через полгода моя коллега — бухгалтер по учету заработной платы уходит в декретный отпуск. И у меня есть возможность занять эту должность, если я успею освоить данный участок работы. Я составляю список знаний и навыков, дроблю их на шесть месяцев, и мы с главным бухгалтером договариваемся, как будем контролировать результат. Знания будем проверять с помощью тестирования и решения реальных практических задач. Также критерием будет время, которое я трачу на определенные операции. Сейчас у меня уходит на начисление зарплаты одному сотруднику два часа, а через полгода это должно занимать не больше 20 минут.
А. Л.: Еще очень важно определить критерий, на основе которого можно будет сделать вывод, удалось достичь успеха или нет. Допустим, вы хотите через год, когда поедете в отпуск свободно говорить на английском языке
А что для вас значит свободно разговаривать на иностранном языке? Спросить, как дойти до Биг-Бена, или возможность свободно, без словаря беседовать, например, на такие сложные темы, как ядерная физика?
Почему же иногда нам так и не удается реализовать свои цели? К примеру, изучение иностранного языка откладывается в долгий ящик уже который год?
А. Л.: Часто мы ставим слишком амбициозные цели. Не думаем о рисках, о том, что может остановить на пути к этой цели. Есть ли какие-то внутренние ограничения, готовы ли мы к покорению этой вершины? Иногда страшно начать
Тогда важно сделать хотя бы что-то, пусть это будет маленькое незамысловатое действие. Бывает, что не хватает поддерживающей среды: сложно справиться в одиночку
Тогда человек идет на тренинги повышения квалификации, курсы обучения английскому языку или в спортзал, например. Приходит и понимает, что не он один не умеет это делать, есть люди, которые готовы вместе с ним учиться.
Нет многозадачности
Мультизадачность позволяет выполнять несколько заданий в одночасье, но, как показала практика, качество результата в таких случаях посредственное. И касается это всех людей, а не отдельных личностей. Женщины более склонны к приёму и обработке информации в несколько потоков, всё же фокусировка приносит свои плоды. Долгие тренировки позволят неплохо справляться с несколькими делами, быстро переключаться из одного на иное, где без своевременного отдыха человек быстро «перегорит».
Правильная еда для эффективности
Правильная еда не менее важна для эффективной работы, чем здоровый сон. В первую очередь она должна приносить пользу и заряжать энергией весь организм. Если Вы привыкли питаться вредной пищей, в особенности фастфудом, лучше откажитесь от своих привычек. Чем быстрее Вы начнете правильно питаться, тем быстрее увеличиться Ваша эффективность на целых 20%.
Помните, что правильная еда касается и напитков. Алкоголь, газированные напитки, излишнее употребление кофе так же негативно влияют на Вашу продуктивность. А если Вы любите употреблять энергетики, чтобы повысить свою производительность, рискуете получить серьёзные проблемы с сердечнососудистой системой.
К тому же, это только видимость что от них улучшается продуктивность. На самом деле прилив энергии происходит меньше, чем на час, а вот после этого наблюдается сильная заторможенность организма и падение эффективности.
Не забывайте, что помимо того, что еда должна быть правильной, она так же должна быть и регулярной. Особенно не забывайте про завтрак. Именно он запускает мозговую активность и насыщает наш организм энергией для продуктивной работы.
Не тратим время попусту
Касается это офисных работников и прочих людей, чья деятельность тесно переплетена с компьютером. Важная проблема низкой эффективности их труда – проведение большого количества времени в социальных сетях, за просмотром фильмов, в онлайн играх и на форумах.
При доступе к интернету через Wi-Fi или достаточном трафике в интернет можно сидеть с планшета или смартфона, дела это не меняет.
Тут никакие запреты, кроме работы в сети через интернет-обозреватель не спасут, если человек не соберёт силу воли в кулак и самостоятельно не прекратит тратить рабочее время на ненужные вещи.
Эффективная техника для повышения продуктивности
В погоне за улучшением своей эффективности в работе, почти каждый испытывал на себе различные техники повышения эффективности. Тайм-менеджмент сейчас в тренде, поэтому все стараются найти самый эффективный способ повысить продуктивность и справиться со всем списком своих планов.
Чтобы Ваша работа была действительно эффективна, Вы не должны забывать про отдых. По данным исследований, 86% работающих людей считают, что перерывы для отдыха делают их более продуктивными в работе.
Есть отличная техника для улучшения эффективности, которой пользуются многие работники, особенно когда объем работы достаточно не маленький и приходиться работать иногда больше нормы. Это техника называется Помадоро. Её суть состоит в том, что Вы полностью отдаетесь работе в течение 25 минут, а после делаете 5-ти минутный перерыв.
После 4-х таких кругов Вы делаете 30-ти минутный отдых. Эта техника очень хорошо позволяет улучшить продуктивность и разгрузить мозг. Идеально, если в такие перерывы Вы не будете отвлекаться на гаджеты, просмотр социальных сетей, почты.
Снимите напряжение с Ваших глаз и позвоночника — встаньте из-за рабочего места, пройдитесь по комнате или сделайте небольшую разминку для Вашего тела. Так Вы сможете справлять с большим объемом работы и при этом не чувствовать себя излишне вымотанными.
Выбираем работу по душе
Пса можно любого приобрести, а заставишь вилять хвостом не каждого. Если перефразировать пословицу на наш лад, получится: деньги могут заставить работать любого, а вот любить то, чем он занимается, — далеко не каждого.
Исходя из того, что большая часть вашего свободного ото сна времени будет отдаваться непосредственно работе и всему, что с ней связано (добраться до рабочего места, затем обратно домой, подготовиться к трудовому дню), рабочее место необходимо подобрать таким, чтобы оно не только финансовую выгоду приносило. Работа должна нравиться, вызывать интерес, приносить удовольствие.
Сделать оптом
Суть этого приема в том, чтобы выполнять операцию над несколькими объектами одновременно. Чтобы было понятно, о чем речь, давайте вспомним знакомую всем бытовую задачу: мелко нашинковать зеленый лук или еще какую-нибудь зелень.
Как делать НЕ правильно? Неправильно — это нарезать зелень по одной травинке. Обычно люди собирают всю зелень в пучок и именно в таком виде ее шинкуют.
Вот еще несколько примеров:
1. Чтобы быстро отпилить несколько реек одинаковой длины, их тоже можно предварительно «собрать в пучок».
2. Чтобы переместить несколько конкретных файлов из одной папки в другую, их нужно выделить (кликнуть по ним мышкой, удерживая клавишу Ctrl) и одновременно перетащить в новую папку.
3. А вот более сложный случай. Предположим, что нам нужно отредактировать несколько изображений по одному и тому же сценарию: уменьшить их размер, поменять формат или провести одинаковую цветокоррекцию. В такой ситуации лучше всего воспользоваться функцией «Пакетная обработка» в программе Photoshop, то есть записать последовательность действий и применить ее сразу ко всем необходимым файлам. «Пакетная обработка» особенно полезна, когда требуется быстро обработать десятки или сотни изображений.
Увы, но у приема «Сделать оптом» есть два существенных недостатка, из-за которых я и поместил его в самый конец. Во-первых, в жизни не так уж много ситуаций, для которых он походит. Во-вторых, возможность его применения зачастую ограничена нашими возможностями (вряд ли мы сможем носить в руках по четыре ведра воды или пилить сразу по два бревна одновременно).
Однако когда этот прием все-таки удается использовать, мы получаем возможность существенно сэкономить свое время.
Планы на каждый день
Если работа не однообразная, перед вами стоит масштабная цель, растянутая во времени на месяцы, её необходимо фрагментировать. Причём разбивать нужно до такого уровня, чтобы в записной книжке, роль которой нынче выполняют органайзеры, были записи на каждый день. Особенно, если вы являетесь не рядовым рабочим, а имеете в подчинении хотя бы несколько человек.
Ежедневные задачи и самоконтроль будут стимулировать, помогут добиваться небольших побед, наблюдать прогресс, позволят узнать, как быстро работать. В начале каждого трудового дня, если имеете подчинённых, проводим «планёрку», где подводим итог предыдущего дня и раздаём задания на сегодня. Если план масштабный и подразумевающий однотипную работу, подобные мероприятия проводим реже, контролируя процесс и не позволяя работникам сбрасывать темп или даже повышая его.
Как работать быстро?
Успевать выполнять обязанности бывает довольно сложно, и поэтому важно выявить наиболее правильный подход к делу.
Планируйте
Сначала необходимо распланировать выполнение задач на наиболее удобные периоды. Чтобы избежать возможных проблем в будущем, следует выделить наиболее важные задания и сделать их первоочередными.
Рекомендуется придумать обозначения, по которым будет сразу понятна очередность и важность задач. Примером может служить использование красных и зеленых папок, цвет которых символизирует срочность запланированной в находящихся документах работы.
Установите срок
Следует всегда заниматься планированием сроков, чтобы иметь четко обозначенное время для работы. Наличие установленных сроков позволяет не срывать план и постоянно придерживаться составленного графика.
Сосредоточьтесь
Во время работы нельзя отвлекаться, так как регулярное откладывание дел на небольшие промежутки времени может привести к печальным последствиям. Отдельной проблемой, имеющей большую значимость во время работы, является прокрастинация, при которой человек начинает тратить время на различные мелочи вместо выполнения поставленных задач. Нужно поговорить с друзьями и близкими о том, чтобы они не отвлекали вас в рабочее время, и в дальнейшем не смешивать работу с личной жизнью.
Не отвлекайтесь
Многие люди в рабочее время пользуются социальными сетями и различными ресурсами, способными привести к незаметной потере значительных периодов времени. На интернет и развлечения очень легко отвлечься, поэтому желательно оградить себя от сайтов, которыми вы пользуетесь в свободное время. Занимаясь работой, вы не пропустите ничего важного в интернете.
Читайте далее: Доска желаний — как правильно оформить?
Делегируйте
Большое значение имеет практикующееся многими бизнесменами делегирование полномочий. Разделение труда позволяет добиваться цели с минимальными потерями времени. Все сотрудники имеют определенные полномочия, которые следует учитывать. Когда вам попадается задача, которую должен решать другой человек, обладающий большим опытом и профессионализмом, лучше довериться именно ему.
Когда вы сталкиваетесь с проблемами, не входящими в сферу вашей компетенции, вы можете затратить слишком много времени и усилий на попытки разобраться с ними. Чем меньше человек знаком с процессом выполнения определенной задачи, тем сложнее ему будет успевать.
Важные дела делаем с утра
Наиболее продуктивно человек работает в первой половине дня, причем, чем ближе к обеду, тем работоспособность становится ниже. Утром люди полны силы, энергии, они не уставшие, не думают, сколько же осталось до конца смены и т. д. Однако, после начала трудового дня человеку необходимо войти в русло, раскачаться. У всех и в разных ситуациях это время разнится от десятка минут до часа и даже больше. Старайтесь как можно быстрее втянуться и осуществить основную работу в первой половине дня.
Как научиться быстро работать и использовать биоритмы на свою пользу, рассказано в прикреплённом видео.
Свободное время
13) Правило «То, что мы не тренируем, перестает развиваться» полностью отражает законы развития и мышечной, и мозговой ткани. У мышей, живших в клетках, где стояло вращающееся колесо и лежало много всяких предметов, создающих лабиринты, были зафиксированы увеличение мозговой ткани и рост сообразительности.
Не обязательно становиться «белкой в колесе», но регулярные физические нагрузки и в целом активный образ жизни, — это, пусть и вполне ожидаемый, но проверенный ответ на вопрос, как заставить мозг работать лучше.
14) Плавая в бассейне, возьмите за правило, задерживать дыхание на столько, насколько у вас хватит сил. Такое упражнение обеспечивает одноразовый мощный приток крови к мозгу, что дает ему сильный дополнительный импульс развития.
15) Всего лишь 40 минут ходьбы 2 раза в неделю приводят к существенной активности связей между нервными клетками и, как следствие, улучшению работы памяти и интеллекта. Это доказали ученые, предложив такой режим ходьбы группе испытуемых, которые вели преимущественно сидячий образ жизни. Через год результаты тестов показали существенные улучшения.
16) Когда психологи из лондонского колледжа проанализировали результаты сканирования мозга 125 студентов, а затем посчитали их контакты в Facebook, то обнаружили, что студенты с наибольшим количеством друзей также имели значительно большее число нейронных связей, особенно в зонах, связанных с памятью и эмоциональными реакциями. Поэтому они советуют расширять число своих контактов и развивать свое умение общаться, причем с самыми разными людьми.
17) Студенты, которые по условиям эксперимента, смотрели телевизор больше 2 часов в день, демонстрировали после этого разные формы нарушения внимания. Чем больше вы смотрите телевизор, тем хуже вы справляетесь с тестами интеллекта – такой вывод сделали ученые по результатам тестирования 4000 человек. Самые низкие баллы оказались у тех, кто сидит у телевизора более 4 часов. Итак, чем меньше внимания вы уделяете телевизионным просмотрам, тем эффективнее ваша умственная деятельность и сохраннее функции внимания.
18) Хорошо выполненная компьютерная игра или развивающая компьютерная программа (например, «Викиум» и ей подобные), как выяснилось, являются неплохим решением того, как заставить мозг работать быстрее и эффективнее. Бельгийские учёные сделали анализ МРТ мозга у 150 подростков. Выяснилось, что у тех, кто регулярно играл в видео игры, было больше мозговых клеток в области, ответственной за контроль, а также взаимодействие эмоций и поведения, а, следовательно, выше потенциал для обучения новому.
Концентрация мыслей
По утверждению ученых, в голове человека за одну минуту проносится в среднем сорок девять мыслей. Нельзя научиться самостоятельно работать, если в голове постоянно присутствует большое количество лишней информации. Именно поэтому необходимо привыкнуть сосредоточиваться на одном важном деле.
Разумным решением будет на время освободиться от телефона или любого другого средства связи (необязательно выключать, можно просто убрать звук), попросить коллег или родственников на время не отвлекать. В полной концентрации внимания работа станет более плодотворной, и для ее выполнения понадобится гораздо меньшее количество времени.
Правило пятнадцати минут
Для понимания того, как научиться правильно работать, необходимо прислушаться к своему биологическому ритму. Некоторые люди испытывают физическую активность рано утром, к некоторым вдохновение приходит лишь к закату солнца. В любом случае приступать к любой работе следует постепенно. Для начала необходимо установить себе отрезок времени в пятнадцать минут. После его окончания рекомендуется немного отдохнуть или просто отвлечься (достаточно нескольких минут), затем снова приступить к работе. С каждым днем отрезок времени следует увеличивать, пока полностью не исчезнет в нем необходимость (организм сам будет сигнализировать о желаемом отдыхе). Это несложное упражнение гарантирует отсутствие усталости и повышение производительности после таких пауз. Особо актуальной такая практика будет после отпуска или большого перерыва в работе.
Своевременная помощь
Как научиться работать плодотворно, могут подсказать окружающие (коллеги, друзья или родственники). Это не шутка и не банальная фраза, поскольку в данном выражении есть рациональное зерно. Речь идет о тех людях, которые привыкли делать все самостоятельно и ни за что не соглашаются давать поручения другим, а тем более просить о помощи. Чрезмерный перфекционизм мешает им понять, что кто-то может справиться с задачей не хуже. Следует отбросить лишние амбиции и сфокусироваться на своих сильных сторонах. Делать самостоятельно только то, что другие никак не смогут повторить. Все остальные задачи необходимо делить с окружающими. Совместная работа, несомненно, приведет к успехам во всех сферах, и никто не будет чувствовать себя обделенным или уставшим.
Крепкое здоровье и образ жизни
До сих пор мы рассматривали списки задач, сроки выполнения, важность, экономию времени, но всему этому не получится следовать, если вы болеете или ведете неправильный образ жизни. Вы наверняка знаете о своих болезнях, и было бы неплохо делать профилактику, на это уйдет гораздо меньше времени, чем на лечение.
Не пренебрегайте здоровым образом жизни. Культ из ЗОЖ делать не надо, но простые правила никто не отменял.Спать слишком много, как и слишком мало – вредно. Сутки за компьютером тоже в будущем плохо скажутся на вашем физическом и психологическом здоровье.
Слушайте музыку
Доказано, что ненавязчивая фоновая музыка способствует лучшей концентрации на рабочей задаче и более быстрому ее выполнению. Разумеется, предпочтение лучше отдавать спокойным композициям, а не зажигательным хитам попсовой музыки. Попробуйте прослушивать классические произведения или же включить интернет-радио с lounge-музыкой или chill-out-музыкой – оба этих направления характеризуются спокойными ненавязчивыми ритмами.
