Система Кайдзен на предприятии: ее ключевые принципы и особенности внедрения

Вопросы, рассмотренные в материале:

• Что такое Кайдзен?
• Каковы ключевые принципы Кайдзен?
• Как появилась система Кайдзен?
• Каких результатов ожидать при внедрении систему Кайдзен на предприятии?
• Как внедрить систему Кайдзен на предприятии?

На сегодняшний день японским производителям принадлежат лидирующие позиции в различных отраслях производства, в связи с чем Япония занимает четвертое место в мировом рейтинге стран по объему ВВП. Многие связывают успех с повышенной работоспособностью японцев, а также с применением правильной управленческой стратегии. В этой статье мы расскажем о том, что представляет собой система Кайдзен на предприятии, в действительности ли она способна привести к подобным результатам, каковы ее основные принципы и как ее внедрить в компании.

Что такое Кайдзен

Кайдзен означает особую японскую философию или практику, в которой основной акцент делается на непрерывном улучшении процессов производства, оптимизации управления и повышении различных аспектов жизни сотрудников. Сами японцы считают систему способом правильной организации производства и налаживания взаимодействия сотрудников в целях достижения успеха. Кайдзен подходит для любой сферы бизнеса, государственного управления и даже для повседневной жизни.

1. Философия Кайдзен.

В основе практики, эффективно применяемой в Японии, лежат ориентированные на успех принципы. По мнению ее последователей, рабочее место каждого сотрудника демонстрирует его мыслительные способности, что непосредственно влияет на эффективность труда. В системе Кайдзен на предприятии используется пять правил, помогающих организовать рабочее время и пространство, которые носят название «5S».

• Seiri – аккуратность. Это правило предполагает исключение из рабочего пространства всех лишних деталей и процессов.
• Seiton – порядок. Все используемые инструменты на рабочем месте должны правильно и четко распределяться. Изменения допускаются лишь в целях оптимизации трудовых процессов.
• Seiso – чистота. Важно поддерживать чистоту на рабочем месте.
• Seiketsu – стандартизация. Организация рабочего места и производственных процессов выполняется в соответствии со строгими правилами.
• Shitsuke – дисциплина. Это правило, не допускающее отклонений, подразумевает четкое соблюдение сотрудниками правил предприятия.

2. Психология Кайдзен.

Японская философия может эффективно применяться не только в профессиональной, но и в личной жизни. К такому мнению пришли психологи различных стран. Это связано со страхом людей перед существенными изменениями, в то время как использование системы Кайдзен на предприятии и не только предполагает совершение маленьких шагов, ведущих к успеху, которые, напротив, будут вселять в человека уверенность в себе, призывая прилагать больше усилий, использовать рациональное и творческое мышление.

Принципы TQM

Один из основателей движения TQM, профессор Каору Исикава, сформировал шесть особенностей всеобщего управления качеством в Японии:

1. TQM применяется в масштабах всей компании с участием всех сотрудников.
2. Важность образования и обучения.
3. Работа кружков КК.
4. Регулярные аудиты TQM высшим менеджментом или внешними организациями.
5. Использование статистических методов.
6. Поддержка TQM со стороны государства.

Методика Total Quality Management резко контрастирует с подходами традиционного управления качеством:

К формированию концепции TQM непосредственно причастен У. Эдвардс Деминг. Он сформулировал алгоритм действий по внедрению концепции TQM из 14 пунктов:

1. Обеспечьте постоянство целей совершенствования товаров и услуг.
2. Примите новую философию.
3. Устраните зависимость от проверок для достижения качества.
4. Перестаньте выбирать партнеров исключительно по цене. Вместо этого сократите общую стоимость за счет сотрудничества с одним поставщиком.
5. Постоянно и навсегда совершенствуйте каждый процесс планирования, производства и обслуживания.
6. Вводите обучение на работе.
7. Поощряйте лидерство.
8. Избавляйтесь от страхов.
9. Разрушайте барьеры между персоналом разных функциональных областей.
10. Исключите лозунги, призывы и плановые показатели для рабочей силы.
11. Исключить числовые квоты для рабочей силы и численные цели для менеджеров.
12. Удалите барьеры, которые ограждают людей от гордости за качество изготовления, и устраните годовой рейтинг или систему заслуг.
13. Организуйте энергичную программу обучения и самосовершенствования для всех.
14. Задействуйте всех в компании в работе по трансформации.

Ключевые принципы Кайдзен

1. Фокус на клиентах – использование системы Кайдзен на предприятии предполагает, что удовлетворение потребностей заказчиков за счет предлагаемой продукции/услуги поставлено на одно из первых мест.
2. Непрерывные изменения – этот принцип предполагает совершение непрерывных малых изменений во всех сферах деятельности предприятия или самой жизни (снабжении, производстве, сбыте, личностных взаимоотношениях и т. п.).
3. Открытое признание проблем. Совершенствование невозможно в том случае, если отсутствуют проблемы. Например, жалоба рассматривается как подарок, ведь благодаря ей у руководства предприятия появляется возможность узнать о существовании проблемы и шанс повысить качество продукции или услуги. Не обращая на жалобу внимание, такую возможность можно упустить. Применение системы Кайдзен на предприятии предполагает открытое обсуждение существующих сложностей.
4. Создание рабочих команд – применение системы Кайдзен на предприятии предполагает, что каждый сотрудник является членом рабочей команды и соответствующего кружка качества (новички принимаются в клуб «первогодок»).
5. Управление проектами с помощью межфункциональных команд – использование этого принципа системы Кайдзен на предприятии предполагает, что невозможны эффективные действия той или иной команды при условии ее работы в рамках одной функциональной группы. Этот правило тесно связано с присущей японскому менеджменту ротацией.
6. Формирование «поддерживающих взаимоотношений» – для компании, помимо достижения финансовых результатов, существенное значение имеет вовлеченность сотрудников в ее деятельность, а также наличие между работниками хороших взаимоотношений, так как они неизбежно (хоть и в отсроченной перспективе) приведут предприятие к отличным результатам.
7. Развитие по горизонтали – личный опыт сотрудников рассматривается как достояние всего предприятия.
8. Развитие самодисциплины – система Кайдзен на предприятии предполагает, что сотрудники контролируют и уважают не только самих себя, но и других работников, а также компанию в целом.
9. Самосовершенствование. Принцип заключается в приучении самого себя определяться с вопросами, ответственность за которые лежит лично на тебе, а не с теми, за которые отвечают другие сотрудники, и в решении в первую очередь собственных задач.
10. Информирование каждого сотрудника – система предполагает, что все сотрудники должны иметь полную информацию о предприятии, на котором они работают.
11. Делегирование полномочий каждому сотруднику – заключается в передаче определенного объема полномочий каждому из работников, обучении множеству специальностей, владении широким кругом навыков и умений и т. п.
12. Управление – предполагает наличие планирования и сравнение полученного результата с заданным планом.
13. Проведение анализа того, что происходит на предприятии, и действия, основанные на фактах (в основе выводов должны лежать достоверные данные).
14. Устранение основной причины недочетов и предотвращение рецидивов (не следует путать причину проблемы и ее проявление).
15. Стремление встроить качество в процесс как можно раньше (проверка не создает качество).
16. Стандартизация (необходимо использовать методы, которые позволяют закрепить полученные успешные результаты).

Технология и особенности Кайдзен

Любой бизнес включает в себя несколько процессов. Чаще всего это производство, ведение бухгалтерии, общение с клиентами и поставщиками, обслуживание посетителей. Для оптимизации уделяйте внимание каждому пункту. Если что-то проигнорировать, производственная эффективность снизится. Чтобы избежать этого, замечайте даже мелочи.

Улучшение рабочего процесса начинается с разделения на этапы. После рассмотрите отдельно каждый этап. Возможно, здесь есть лишнее. Допустим, на предприятии нужно оптимизировать производство. Основная цель – сделать так, чтобы работники были заняты делом. Они должны работать, а не делать занятой вид. Также нужно позаботиться о сбыте готовой продукции.

Оптимизация по системе Кайдзен в этом случае будет проводиться в 9 этапов.

Определение проблем

Во многих организациях не принято вслух обсуждать проблемы. О них знают несколько человек, которые в итоге и принимают решение. Из-за этого новая информация доходит до сотрудников позже или в искаженном виде. Это сильно сказывается на эффективности.

На любом предприятии есть трудности. Но их нельзя замалчивать. Их нужно обсуждать, выносить на обозрение. Иначе проблема так и останется проблемой.

Анализ расходов

Куда в производственном процессе тратятся ресурсы?

1. Лишние движения. Часто работникам приходится много передвигаться по цеху в поисках нужного материала.
2. Дефекты. Бывает, что на начальном этапе производства они упускаются из виду. На их устранение уходят силы и средства. Лучше решать такие вопросы в самом начале.
3. Излишки. Если объем продукции больше, чем объем продаж, остатки хранятся на складе. Это еще одна статья расходов.

Не стоит забывать и о временных ресурсах. Любая часть производства занимает время. Преимущество есть у тех работников, которые могут их сократить.

Мнение сотрудников

К нему стоит прислушиваться. Генри Форд сказал, что процветанием компании он обязан сотрудникам. Именно их идеи он реализовывал. Люди были заинтересованы в улучшении производства, поскольку знали, что предложения щедро поощряются.

Чтобы персонал участвовал в развитии компании, ему нужна мотивация. Мало кто из работодателей понимает это. В результате сотрудники «на автомате» выполняют работу, не задумываясь о том, что будет дальше.

Система Кайдзен предлагает руководителям прислушиваться к предложениям даже в тех случаях, когда они кажутся незначительными. Работники должны получить возможность озвучивать идеи, воплощать их в жизнь, рассказывать о них коллегам, получать поощрения.

Устранение недостатков

Недостатки будут при любом методе управления. И, казалось бы, борьба с ними – главный принцип работы всех компаний. Однако на самом деле все не так. Часто сотрудники и руководство знают о проблеме, но даже не пытаются ее исправить. Со временем такое отношение к бизнесу закончится его крахом. Избежать таких последствий помогут 3 правила:

1. Сломанная вещь не так уж и важна – выбросьте ее.
2. Сломанная вещь нужна – отремонтируйте ее.
3. То, что не работает на полную мощность, стоит усовершенствовать.

Помните: лень и нежелание расти – не лучшие качества бизнесмена.

Экономия

По мнению руководителей, сэкономить можно только на заработной плате. Система Кайдзен опровергает это утверждение. Экономить можно, улучшая старое оборудование или заменяя его новым.

Сосредоточенность на клиентах

Часто этот пункт не берется во внимание. Хотя от него зависит то, насколько выигрышной будет бизнес-идея. Важно учитывать мнение клиентов о качестве продукции, цене или свойствах.

Создание рабочих групп

Группы будут отвечать за качество. Они помогут членам коллектива почувствовать себя значимыми, дадут мотивацию работать еще эффективнее. Это отличный способ повысить стремление работников совершенствоваться.

Создание стандартов

Речь идет о стандартах качества. Система Кайдзен рекомендует установить и соблюдать их. Возникшие в процесс работы трудности стоит фиксировать на бумаге. У каждого сотрудника должна находиться инструкция как действовать в непредвиденных ситуациях. Важно, чтобы на предприятии развивалась система менеджмента качества (СМК).

Выводы и факты

Логично, что выводы основываются на фактах. Доверяйте только реальной информации, а не гипотезам и теориям.

Как появилась система Кайдзен

Впервые о принципах системы Кайдзен мир узнал благодаря японцу Масааки Имаи, написавшему и опубликовавшему в 1986 году в Англии книгу, называвшуюся «Кайдзэн: ключ к успеху японских компаний». В 1997 году увидела свет вторая книга Масааки – «Гэмба Кайдзэн: путь к снижению затрат и повышению качества», которая говорила о производственных аспектах (гэмба, или гемба – означает место, в котором непосредственно производится продукция, будь то цех, офис, лаборатория) в системе Кайдзен.

Что касается самого Имаи, то он является основателем консалтинговой компании, в течение многих лет работал в сфере рекрутинга и подбора персонала, создал институт «Кайдзен», в котором обучают менеджменту с использованием системы Кайдзен, а также оказывают консультационную помощь организациям, внедряющим у себя эту философию.

В настоящее время можно найти огромное количество статей и пособий, учебников, рассказывающих о системе Кайдзен на предприятии, в их основе лежат как книги Масааки Имаи, так и опыт компаний, которые внедрили систему в свою деятельность.

Главная идея системы состоит в том, чтобы ориентировать производство в первую очередь на потребности клиента. Увеличению прибыли способствует удовлетворение нужд и требований заказчиков.

При этом система Кайдзен предполагает признание предприятиями существования определенных проблем (философия Кайдзен считает, что нет компаний без каких-либо проблем) и перестройку системы сознания работников таким образом, чтобы они работали не из-за боязни получить штрафы за допущенные ошибки, а стремясь их не допускать.

Понятие и правила гемба Кайдзен

Это один из главных инструментов бережливого производства по системе Кайдзен. Слово «гемба» означает реальное место. Это может быть стройплощадка, производственный цех и т.д.

Гемба Кайдзен предполагает улучшение рабочих мест, что благотворно скажется на работе компании или производства в целом. Здесь нужно придерживаться 5 правил:

1. Для решения проблемы посетите рабочее место. Так вы получите достоверную информацию о том, что пошло не так. А также примете наиболее подходящее решение.
2. Определите, с чем связана проблема. Это может быть человек, техника, материалы, метод работы, расчеты.
3. Чтобы ситуация не усугубилась, найдите временное решение.
4. Найдите первопричину случившегося.
5. Во избежание подобных ситуаций в будущем суть проблемы и ее решение зафиксируйте на бумаге.

Эти правила системы Кайдзен защищают от стрессовых ситуаций и производственных проблем. Также они помогают предупредить ненужные траты времени и средств.

Какие цели достигает Кайдзен на предприятии

Основной целью использования системы Кайдзен на предприятии является постоянное улучшение, непрерывающееся совершенствование различных процессов. Достижения этой конечной цели добиваются за счет:

• увеличения производительности;
• повышения качества продукта;
• улучшения логистики;
• сокращения ненужных и пустых трат;
• сокращения запасов;
• повышения готовности производственных средств;
• увеличения мотивации сотрудников;
• сплочения команды;
• повышения ответственности работников;
• корпоративного стиля управления;
• сглаживания иерархии;
• непрерывного повышения квалификации сотрудников на каждом из уровней.

Подробнее о том, из чего состоит система Кайдзен

1. Список изменений.

В соответствии с системой Кайдзен на предприятии в первую очередь определяются нюансы, которые необходимы, чтобы повысить эффективность работы. Нужно составить список того, что способно повлиять на сокращение финансовых, временных и прочих затрат. Расписываются даже такие моменты, как инструменты на рабочих местах сотрудников, располагающиеся в определенном порядке, помогающем повысить скорость работы. При этом изменения могут касаться не только рабочих мест и деловых процессов, но и привычек работников.

К примеру, человек, привыкший не менее двадцати раз в день проверять свой электронный ящик, вряд ли сможет достичь высокой концентрации внимания. Однако можно ввести в свою жизнь новое правило, в соответствии с которым проверке почты отводится определенное время два или три раза в день. Некоторые задачи и вовсе оказываются бессмысленными, а значит, могут быть исключены из рабочих процессов.

2. Расстановка приоритетов и порядка.

Правило математики гласит, что перестановка слагаемых не влияет на итоговую сумму. Однако оно не распространяется на рабочие процессы, в которых порядок выполнения тех или иных действий имеет значение. К примеру, наиболее высокая работоспособность у людей отмечается вскоре после пробуждения. Соответственно, решению наиболее сложных задач стоит посвящать именно первые рабочие часы. А от каких-то задач стоит вообще отказаться. Также будет не лишним продумать оптимизацию и последовательность их решения – что необходимо сделать в первую очередь, а что – во вторую.

К примеру, сотруднику необходимо для решения деловых вопросов поехать на другой конец города. При этом разумнее будет запланировать там выполнение сразу ряда задач, избавившись от необходимости кататься туда-сюда по десять раз, тратя не только время, но и силы, и деньги на проезд. Упорядочить дела можно, пользуясь техникой хронометража, которая предполагает запись всех выполняемых дел с указанием времени их выполнения. Просмотрев такие записи, можно обнаружить, что основная часть времени уходит на решение второстепенных вопросов, в то время как приоритетные задачи могут страдать.

Улучшения маленькими шагами

Вечные попытки прыгнуть выше головы – куда менее результативны, чем маленькие, но продуманные шаги. Делая такой шаг, ты сразу воодушевляешься, когда видишь, что всё получается и ты начала действовать. Поэтому, очень важно каждый день ставить перед собой небольшую цель, достичь которую можно не выворачиваясь наизнанку и не напрягая силу воли.

Например, ты хочешь стать образованнее и увеличить знания. Скажи сама себе:

• Каждый день я буду читать по одной статье.

Если ты загорелась изучением нового языка, скажи себе:

Image by Hier und jetzt endet leider meine Reise auf Pixabay aber from Pixabay

• Я буду изучать по 5 слов в день;
• Я составлю с ними предложения;
• Я составлю из этих предложений историю.

Ты ведёшь сидячий образ жизни и чувствуешь, что это плохо отражается на твоём здоровье:

• Теперь я буду больше ходить по лестнице вместо того, чтобы пользоваться лифтом;
• Раз в час, я буду вставать со стула и выполнять минутную разминку.

Ну а если ты ощущаешь себя одинокой или находишься в депрессивном состоянии, то можешь пообещать себе:

• Каждое утро или вечер я буду записывать по пять вещей, за которые я благодарна;
• Каждый день на протяжении 2-3 минут я буду думать о чём-нибудь приятном и хорошем.

Да, это очень маленькие цели. Даже, возможно, станет смешно, насколько. Но! Спустя какое-то время ты увидишь, какие чудеса они творят. И когда действия, выбранные тобой, войдут в привычку, увеличить их интенсивность, если возникнет желание, не составит никакого труда.

Каких результатов ожидать от системы Кайдзен на предприятии

Современные тренды заключаются в росте конкуренции и потребительских требований. Но стоит понимать, что использование системы Кайдзен на предприятии является долгосрочным проектом, который внедряется в жизнь компании и ее сотрудников постоянно и каждый день, не допуская перерывов на неделю или месяц, поскольку они чреваты откатами на начальный уровень. Для того чтобы всегда опережать конкурентов хотя бы на шаг, улучшениями следует заниматься ежедневно. Имейте в виду, что прибыль не повыситься сразу же по итогам текущего квартала.

Однако применение системы в течение более длительного периода приведет к улучшению производительности труда на 50–100 %, а то и больше. Постоянное выполнение действий, направленных на повышение эффективности работы, на протяжении многих лет позволит предприятию всегда быть впереди своих конкурентов, занимать лидирующие позиции на рынке. В качестве прекрасного примера можно привести компанию Toyota, которая следует концепции Кайдзен на протяжении уже более 70 лет.

Каждое из улучшений, рассматриваемое по отдельности, может и не быть грандиозным, однако именно совершение небольших шагов в совокупности ведет к существенным стратегическим победам. В обычных организациях работники ежедневно просто выполняют порученную им работу, в то время как на предприятиях, использующих систему Кайдзен, сотрудник, замечая возможность улучшить свою работу, внедряет приводящие к такому улучшению изменения в жизнь. Применение системы позволяет компаниям эффективно работать даже при меньшей в сравнении с конкурентами численности штата (на 10–20 %, а порой и на 50 %).

Зачастую для подобных изменений совсем не нужны никакие вложения, людям необходимо лишь сконцентрировать внимание на собственной работе и подумать над способами ее улучшения.

В семидесятых годах прошлого века среди руководителей компании Toyota был талантливый топ-менеджер – Тайити Оно, уверенный в том, что все подчиненные обладают необходимой силой и талантом, и при наличии полномочий смогут справиться с любыми проблемами. Такой подход использовался им очень часто. К примеру, целью компании было производство 100 единиц продукции за час.

В таком случае, Оно предоставлял инженерам то количество ресурсов, которое давало возможность выпускать лишь 90 единиц, но требовал при этом 100. Поскольку сразу выполнить данное поручение было невозможно, у сотрудников было два варианта – сверхурочная работа либо внедрение в процесс улучшений, которые позволили ли бы справляться с поставленной задачей на 100 %.

После того как инженерам удавалось справиться с решением проблемы, с этого производственного участка снималось 10 % рабочих и перебрасывалось на другую линию. Оставшимся вновь ставилась задача по выпуску 100 единиц продукции.

Повышает эффективность тренировок

Итак, поставьте себе цель, например, сесть на шпагат через три месяца. Определите время, когда вам будет удобно заниматься. Посоветуйтесь с тренером или скачайте мобильное приложение, которое подскажет упражнения для растяжки. Строго следуйте расписанию занятий, сделайте развитие привычным состоянием и ежедневно уделяйте время тренировкам. Если заниматься одному совсем не хочется, найдите себе напарника – в команде всегда легче.

Фото: istockphoto.com

Не стоит заниматься в плохом настроении. Положительное отношение к «производству» – основа философии Кайдзен. Не менее важный компонент – поощрение, не забывайте хвалить себя. Ведь даже небольшая тренировка, пусть и пятиминутная, лучше, чем ничего. А через некоторое время это войдёт в привычку.

Регулярно уделяя время занятиям, можно действительно достичь успеха. Учёные из Университета штата Юта, США провели исследование и выяснили, что качество и интенсивность тренировок важнее, чем их продолжительность. Высокие ежедневные нагрузки длиной менее 10 минут снижают риск ожирения на 5% у женщин и на 2% – у мужчин.

Обратный отсчёт: 8 шагов на пути к здоровому телу

Как внедрить японскую систему? Кайдзен-блиц в помощь!

Внедрение системы Кайдзен на предприятии рассчитано на длительное время, однако существуют варианты, при которых улучшений можно достигнуть достаточно быстро. Кайдзен-блиц – так называется практический семинар, призванный в сжатые сроки добиться радикальных изменений, улучшив результаты и показатели. Работа рассчитана на участие всего персонала компании, помогающего в создании эффективной рабочей машины. С помощью кайдзен-блиц можно сразу убедиться в результативности деятельности и внесенных изменений.

Проведение кайдзен-блиц:

Нюансы управления людьми по Кайдзен

Система Кайдзен на предприятии ориентирована на человека. Японский менеджмент во главу угла ставит отношение сотрудников к работе. Их нельзя наказывать, а также давать приказания. Их необходимо поддерживать и поощрять (западный менеджмент строится на основе метода использования «кнута и пряника»). С работниками советуются, задача руководства помогать подчиненным, разъяснять, учить, совместно принимать те или иные решения. Цель заключается в поднятии внутренней мотивации, ценности и приверженности организации, в стопроцентном КПД сотрудников, поиске ими (самостоятельно либо в небольших группах) того, что и каким образом может быть улучшено.

Не стоит бояться ошибок. Менеджеры, напротив, поощряют действия работников и совершение ими ошибок, поскольку таким образом они набираются опыта.

• Не следует думать, ПОЧЕМУ это нельзя сделать. Наоборот, необходимо думать, КАК надо сделать.
• Не стоит извиняться, необходимо начинать.
• Ошибки нужно исправлять незамедлительно.
• Не следует тратить деньги на Кайдзен, лучше воспользоваться собственными мозгами.
• Для достижения мудрости необходимо столкнуться с трудностями.
• Необходимо задавать вопросы, в том числе – ПОЧЕМУ? И извлекать суть.
• Сразу можно не делать идеально, достаточно будет пятидесятипроцентного результата.

Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

• Финансовый контроль на предприятии
• Чистая рентабельность предприятия
• Как выстроить финансовую структуру компании

Kaizen в немецкой фирме Siemens

В немецкой фирме Siemens внедрение концепции непрерывного совершенствования осуществляется под лозунгом «Кто перестал становиться лучше, тот перестал быть хорошим!». А для всех сотрудников рекомендованы правила успешного проведения улучшений:

• Будьте готовы отказаться от Вашего традиционного мышления.
• Подумайте над тем, как можно что-то сделать и не спрашивайте, почему это не может быть сделано.
• Никаких отговорок! Поставьте все бывшее под вопрос.
• Лучше 50 % — решение сразу, чем 100 % — решение никогда!
• Исправляйте ошибки сразу.
• Ищите решения, которые стоят как можно меньше!
• Способность решать проблемы изначально развивается из проблемы.
• Задавайте вопросы много раз и узнайте, что является истинной причиной проблемы.
• Десять человек решают проблему лучше, чем один специалист.
• У НПУ нет конца!

См. также: Бережливое производство

Статьи по теме «Бережливое производство»:

• Бережливое производство в офисе. Бережливый офис
• Вытягивающее поточное производство
• Картирование потока создания ценности
• Канбан. Что такое канбан
• Бережливое производство в офисе. Бережливый офис

Нулевые потери в Кайдзен

Все происходящее внутри компании имеет условное деление на действия, приносящие ценность, и действия, ее не приносящие. К примеру, если сотрудник курит, то его действия не приносят пользу (ценность) для работы, наоборот, они будут мешать. Руководство предприятия заинтересовано в исключении такого рода издержек или потерь.

Система Кайдзен на предприятии имеет целый перечень таких издержек или потерь (иначе они называются muda), которые заключаются в:

• перепроизводстве и переполнении складов;
• простаивании, ожидании;
• потерях при транспортировке;
• убытках при выполнении бесполезных действий;
• потерях на бракованной продукции;
• и других.

Что такое Gemba в Кайдзене

Для руководителя, решившего применить систему Кайдзен на российских предприятиях, важно быть хорошо ознакомленным с происходящим на производстве, в местах создания продукции или оказания услуг. В концепции Кайдзен это место носит название «гемба».

Начальнику необходимо регулярно бывать на производстве и при возникновении проблем понять, что явилось причиной неполадок, что необходимо для их устранения. В противном случае ситуация приведет к постепенному ухудшению всех показателей предприятия – повышению затрат, снижению качества продукции, ухудшению морального климата в коллективе, увеличению времени на выполнение заказов, а также возрастанию нареканий и жалоб от клиентов.

Правила gemba заключаются в следующем:

• Посещении гембы ежедневно, не только в случае возникновения проблем.
• Проверке жалоб и выявлении брака.
• Принятии временных контрмер непосредственно на месте.
• Поиске основной причины сбоев.
• Проведении стандартизации для исключения вероятности повторения проблемы.

Систему Кайдзен можно применять на предприятиях и в компаниях, независимо от размера и сферы деятельности. Впервые система увидела свет на автомобильных заводах (Toyota), однако она подходит для любой производственной организации, любой компании, занимающейся созданием собственных товаров/услуг. К примеру, гембой в банке будет операционный зал, в отеле – место регистрации посетителей, в интернет-магазине – сайт.

Итак, в бизнесе гемба – это место производства товара/оказания услуги. Различные методики (TFM, 5S, TQM, управление циклами PDCA/SDCA) позволяют предприятиям избежать потерь и проводить непрерывные улучшения, касающиеся качества, безопасности, доставки, производительности. Результатом станут повышенная конкурентоспособность, возрастание покупательской удовлетворенности и увеличение прибыли.

TQM на практике

В пример Total Quality Management хочется привести индийскую компанию National Engineering Industries Limited (NEI), флагманскую компанию группы CK Birla Group. В 2015 году она получила премию Деминга, почетный приз в сфере управления качеством.

NEI производит подшипники под торговой маркой NBC Bearings для автомобильной и железнодорожной промышленности. Производственные мощности четырех заводов NEI рассчитаны на выпуск тысячи размеров подшипников. Это единственный производитель подшипников в Индии, который имеет собственный исследовательский центр. Продукция компании экспортируется в 21 страну, включая США, Германию, Японию и Австралию, и используется в продукции торговых марок Honda, Suzuki, Daimler.

NEI ставит интересы потребителей на первое место, и всегда подстраивается под меняющиеся потребности рынка. В производстве и поставках компания придерживается концепции «Ноль дефектов». Сейчас показатель дефектов равен 100 единиц на миллион, за следующие три года NEI планирует сократить его до 50 единиц, а в будущем зафиксировать на уровне ниже 10 единиц на миллион.

Кредо компании Будь лучшим, кем ты можешь быть Be the best that you can be.

Цикл улучшения PDCA, SDCA

Каждая операция выполняется в следующей последовательности:

• Plan (планирование)/Standard (стандартизация);
• Do (исполнение);
• Check (проверка);
• Act (улучшение);

Планирование порой заменяется стандартизацией (SDCA). Оба этих понятия являются смежными. С помощью планирования улучшаются бизнес-процессы, с помощью стандартизации – поддерживаются.

Этот цикл схож с традиционной схемой управления, которая состоит из планирования, мотивации, организации и контроля, используемой в классической школе менеджмента.

Принципы Кайдзен в обычной жизни

Несмотря на то, что Кайдзен в первую очередь рассматривается как система, способствующая улучшению отдельных бизнес-процессов на предприятии, философия вполне может применяться и в повседневной жизни. У любого человека есть те сферы, которые нуждаются в улучшении. И в этом случае стоит использовать перечисленные выше техники, адаптировав их под решение личных задач.

В России обычно дела доводятся до критического состояния, после чего прилагаются героические усилия для совершения в отрасли революционных прорывов. В ряде книг проводится анализ российской модели управления предприятиями. Основное отличие системы Кайдзен заключается в выполнении незначительных, но при этом непрерывных улучшений. То есть для совершенствования бизнеса используются эволюционные процессы, а не революционные потрясения.

Система Кайдзен на предприятии будет работать лишь в том случае, когда ей будут следовать все сотрудники компании, начиная с топ-менеджеров и заканчивая линейными исполнителями. Кайдзен направлен на то, чтобы максимально повысить качество работы организации, уделяя основное внимание совершенствованию бизнес-процессов, развитию персонала на всех уровнях и внедрению ежедневных улучшений.

Маленькие вопросы для больших изменений

Вопросы занимают очень большую роль в философии кайдзен. Ведь как можно понять, что именно необходимо улучшить, если не задавать их? Именно благодаря вопросам выясняется, в чём проблема и как её решить.

Большинство психологов сходятся во мнении, что для правильной мотивации лучше задавать самой себе вопросы и потом отвечать на них, а не заставлять и приказывать что-либо делать.

Image by Hier und jetzt endet leider meine Reise auf Pixabay aber from Pixabay

Находясь в разных ситуациях, задавай себе вопросы:

• Как и где я могу улучшить свою жизнь?
• Каким образом я сегодня могу улучшить своё здоровье?
• Смогу ли я сегодня купить один полезный продукт вместо вредного?
• У меня есть пять минут, что я могу сделать для своего развития за это время?

Это работает гораздо эффективнее, чем:

• Я должна записаться в тренажёрный зал;
• Я должна выучить английский язык;
• Я должна правильно питаться, отказаться от мучного и сладкого, качать пресс, меньше стрессовать.

Подобные приказы очень часто совсем не работают. Ты отдаёшь себе приказ, чтобы успокоить совесть, и с чувством выполненного долга живешь, как и раньше. Откладываешь на потом, ожидая нового года/понедельника/завтра.

Отличия традиционных систем управления от системы Кайдзен

Во множестве организаций присутствует недопонимание между отделами производства и сбыта продукции. Идеальное производство заключается в выпуске товаров по предварительному заказу, в соответствии с требованиями рынка.

Если же компания работает наоборот, то есть в первую очередь прогнозирует продажи, затем запускает производство продукта, независимо от того, что в действительности необходимо рынку, то такой подход неизбежно приведет к увеличению производственных затрат, образованию на предприятии излишка товарно-материальных запасов, требующих больших площадей для хранения. Результатом станет снижение рентабельности бизнеса.

Усилия успешных компаний направлены на сближение производства и сбыта. Они нацелены на изготовление того, в чем нуждается рынок, и в том количестве, которое легко продать.

Кайдзен абсолютно не похож на классическую советскую систему менеджмента, которая предполагала достижение целей любой ценой, запуск новых проектов без оглядки на возможные потери. Кайдзен – совершенно иная философия, в которой даже самые незначительные процессы считаются важными. Ее последователи придерживаются мнения, что незначительные на первый взгляд недоработки с течением времени станут большими проблемами.

Разница между европейскими и японскими компаниями заключается в первую очередь в том, что в последних постоянно предлагают те или иные рационализаторские идеи, причем поступают они от рядовых сотрудников, а не от руководителей.

Система Кайдзен на предприятии предполагает наличие у него проблем. И им придается позитивное значение, поскольку благодаря проблемам существует стимул для дальнейшего развития. Эта философия не преследует исключительно экономические цели, напротив, она нацелена на решение социальных задач, таких как сглаживание управленческой иерархии внутри компании, максимальная вовлеченность сотрудников в работу, удовлетворенность клиентов и т. п.

Философия Кайдзен относится не только к деньгам и бизнесу, она затрагивает самую суть работы, оттачивая мастерство и совершенство.

Приложения

Существует множество сервисов по проектному менеджменту, которые позволяют контролировать работу производства, ИТ команд и диджитал агентств, которые исповедуют кайдзен или Total Quality Management. И есть Worksection.

Worksection

Saas-сервис позволяет наладить настолько прозрачную коммуникацию между руководством и коллективом, между клиентом компании и исполнителем, вплоть до нанятого фрилансера, что контроль качества и беспрерывное совершенствование продукта неизбежно.

В Worksection (и мобильной, и стационарной версии) можно:

• комментировать задачи, назначать их исполнителя и ответственного, показывать их клиенту без внутренних деталей
• ставить сроки и бюджет каждой задаче, контролировать и корректировать расходы
• вносить чек-листы, добавлять файлы в общий доступ
• ставить метки и статусы задачам, эмоции комментариям и задачам — то есть иметь живой и открытый чат с командой в разрезе рабочего процесса
• диаграмма Ганта позволяет визуализировать прогресс задач, а отчеты По людям — увидеть загрузку коллектива.

Кайдзен в российских условиях

В японских школах детям преподают дисциплину, которая называется «малое дело». Им объясняют, что не только большие дела имеют значение, что мелкие недоработки в итоге приводят к серьезным проблемам, что недочеты нуждаются в методичном устранении, а улучшения – в постоянном внедрении в жизнь.

Разница между японскими и российскими предпринимателями, воспитанными на идеологии о «повороте вспять рек», заключается в желании последних получить результат незамедлительно. Однако в основе результата лежат постоянно повторяющиеся улучшения. Разумеется, если совмещать систему Кайдзен на предприятии с инновационными подходами, то можно получить наиболее высокие результаты (подняться вверх путем применения японской философии и резко шагнуть вперед, внедрив инновации).

Впрочем, среди причин того, почему система Кайдзен не нашла широкого применения на российских предприятиях, можно назвать ту, что звучит в предисловии к книге Имаи: «Кайдзен – отличная стратегия для честного бизнеса и порядочных людей, строящих успех на основе партнерства и доверия. К остальным просьба: не беспокоиться по пустякам».

Поскольку в нашей стране система Кайдзен на предприятиях практически не используется, то и эффективность, производительность и конкурентоспособность наших компаний не слишком высока.

Однако есть ряд российских , «АЛРОСА», «ГАЗ», «Балтика», «КАМАЗ», «Росатомстрой», «Гидросила», Банк «Союз» и другие, уже начавших внедрение системы Кайдзен. Ведь при построении бизнеса, рассчитанного не на одно десятилетие, хочется стать в своей сфере лидером.