Как правильно распланировать свой день, чтобы все успеть?

Сорванный дедлайн легко превращается в катастрофу. Руководитель недоволен, клиент в шоке, бизнес под угрозой. А причиной этого может легко стать неумение правильно организовать работу. Здесь неважно, идет речь об одном специалисте или целой команде — грамотное управление временем способно спасти всех.

Как правильно составлять список дел?

1. Список дел необходимо писать каждый день, лучше с вечера.
2. В списке пишите не более 7 приоритетных дел. Больше не стоит, так как за один день невозможно успеть больше.
3. Записывайте все пункты в подробностях. Например: зайти в магазин и купить все, что нужно по списку. Составьте список необходимых товаров на отдельном листике. Тогда поход в магазин займет у вас намного меньше времени.
4. Вы должны в списке дел поставить приблизительное время, которое вам потребуется на выполнение того или иного действия.
5. Список дел должен быть всегда на виду. Если вы молодая мама, которую постоянно дергают дети и список теряется, тогда напишите несколько копий.
6. Пишите список дел на неделю вперед, это поможет вам понять, какие дела особо срочные, а какие могут подождать.

Основные правила планирования

1. Чтобы правильно распланировать свой день и все успевать, очень важно приучить себя просыпаться рано. Не важно, нужно вам идти на работу или нет. Организуйте нормальный режим сна. Чтобы чувствовать себя бодро, нужно спать 8 часов в сутки. Поэтому подумайте, во сколько вам нужно ложиться спать, чтобы и вставать рано и при этом высыпаться.
2. Очень важно слушать свои биологические часы. Вы лучше знаете, в какое время вы чувствуете себя полным сил и энергии, чтобы быстро сделать много дел. Если вы чувствуете прилив сил вечером, спланируйте день так, чтобы на вечер у вас остались особо важные дела. В остальное время займитесь менее важными, выделите время на отдых, саморазвитие, встречу с друзьями и т.д.
3. Очень важно при планировании дня расставить приоритеты. Сначала нужно делать те дела, которые по своей приоритетности самые значимые, и только потом приступать к второстепенным. Никогда не откладывайте важные дела на потом. Иначе, вы весь день будете о них думать и мыслями отвлекаться.
4. Не тратьте много сил и времени на дела, которые принесут вам незначительный результат. Затраты времени и конечный результат должны быть соизмеримы.
5. При планировании своего времени, вы должны продумать все возможные варианты, чтобы сделать свою жизнь проще. Например, если уборка в доме отбирает массу времени, подумайте, может, стоит нанять домработницу. Или выбросить давно ненужные вещи, разложить все по коробочкам, систематизировать. Тогда уборка будет забирать меньше времени.
6. При выполнении дел, проанализируйте, какие факторы чаще всего вас отвлекают и забирают ваше время. Возможно, вы часто отвлекаетесь на социальные сети, разговоры по телефону, мысли о других делах. Очень часто играют роль психологические факторы, например, страх не успеть сделать работу в срок, боязнь приняться за сложную задачу, лень.

Основы грамотного тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – сборник правил и методов, как правильно распределить свое время, чтобы все успевать. Познакомившись с основами рационального планирования, вы будете чувствовать себя увереннее и получать максимальную пользу и удовлетворение каждый день.

Для начала полезным будет освоить некоторые инструменты тайм-менеджмента:

• Планирование. Если дела не планировать, то в жизни будет хаос. Планировать нужно обязательно и причем на электронных или бумажных носителях. Не стоит составлять планы в голове. Возьмите за привычку каждый вечер или утро составлять план на предстоящий день. План должен быть четким и продуманным. Специалисты тайм-менеджмента рекомендуют не просто указывать действия, но и ограничивать период их выполнения.
• Расстановка приоритетов. В тайм-менеджменте есть много эффективных инструментов приоритизации задач. Например, «лягушки» — дела, которые вам не очень нравятся, их полезно делать утром. Или выделение отдельных рабочих блоков. Это время, когда вы занимаетесь только работой, ни на что не отвлекаясь.
• Техники контроля времени. Например, популярная техника планирования Pomodoro.
• Матрица тайм-менеджмента (или матрица Эйзенхауэра). Это популярный инструмент, в котором все дела разделяются по важности и срочности на 4 части. А затем каждое дело заносится в соответствующий квадрант в зависимости от срочности и важности выполнения

Это базовые инструменты тайм-менеджмента, с которыми важно познакомиться в начале. Если тема планирования заинтересует вас, можете более детально углубиться в знакомство с ней.

Чего следует избегать, чтобы все успевать

1. Не тратьте время на просмотр телевизора. Любые новости, фильм вы можете посмотреть в интернете без рекламы. Это сэкономит ваше время.
2. Ограничьте время пребывания в социальных сетях, форумах и играх. Это пустая трата времени.
3. Постарайтесь избавиться от вредных привычек. Вы задумывались, сколько времени вы тратите на перекуры? Это не только забирает ваше время, но и здоровье. Вредные привычки не совместимы с успехом.
4. Научитесь перебарывать лень, несобранность и непунктуальность. Ставьте напоминания в телефоне, будильник заранее, чтобы не опаздывать. Устанавливайте ограничение по времени на выполнение всех дел.

Метод Стивена Кови

Одним из последователей системы Франклина считается Стивен Кови. Это всемирно известный эксперт и коуч в области менеджмента. Кови — профессиональный оратор и автор множества книг. Одна из них вошла в список самой влиятельной бизнес-литературы журнала Time.

Это опередившая своё время книга «Семь навыков высокоэффективных людей». Кови написал её в 1989 году, но бестселлером она стала лишь после переиздания в 2004-м.

Концепция Кови базируется на последовательности из семи навыков.

1. Затачивать пилу, то есть постоянно самосовершенствоваться.
2. Достигать синергии, то есть стремиться к взаимовыгодному взаимодействию.
3. Быть проактивным.
4. Стараться сначала услышать, а уже потом — быть услышанным.
5. Начинать, представляя конечную цель.
6. Думать в духе «выиграл — выиграл».
7. Сначала делать то, что нужно делать сначала.

Реализовать последний навык поможет матрица распределения задач и расстановки приоритетов. Её Кови позаимствовал у 34-го президента США Дуайта Дэвида Эйзенхауэра.

Все задачи распределяются на четыре группы:

1. Срочные и важные (нужно сделать как можно скорее);
2. Несрочные важные (стратегические задачи с отдалённым дедлайном);
3. Срочные неважные (нужно сделать быстро, но можно отложить или не заниматься самому);
4. Несрочные и неважные (как правило, такие дела можно вычеркнуть или поручить третьим лицам).

По мнению Кови, успешные люди крайне редко оказываются в цейтноте, так как быстро расправляются с задачами из категорий 1 и 3 и без жалости жертвуют делами из квадрата 4. При этом 60–80% времени и сил они отводят на решение задач из квадрата 2, потому что именно они являются локомотивом прогресса.

Вывод

Чтобы стать эффективнее, в конце или начале дня выписывайте стоящие перед вами задачи и задавайте им приоритетность при помощи матрицы Эйзенхауэра (или матрицы Кови — кому как больше нравится). Для этого можно воспользоваться приложением Eisenhower (iOS) или MyEffectivenessHabits (Android). Старайтесь соблюдать пропорцию: 40% — важные срочные дела, 60% — важные несрочные.

Как правильно распланировать рабочее время?

Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Дела, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе.
• Проекты, которые требуют комплексного подхода.
• Проекты, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены.
• Список «когда-нибудь».

Чтобы выполнять рабочие задания быстрее, нужно выполнять похожие дела подряд. Мозг привыкает к определенному типу работы и с каждым разом справляется все быстрее.

Если перед вами поставлена очень тяжелая задача или проект, необходимо разделить его на этапы. Тогда задание становится более понятным и реальным к выполнению. Используйте принцип «маленьких шагов». Научитесь говорить «нет», не выполняйте работу за других, не становитесь инструментом для достижения чужих целей. Все успешные бизнесмены, планируют самые важные дела в первой половине дня. Нельзя откладывать на потом то, что для вас находится в приоритете. Как говорится: «Сделал дело, гуляй смело».

Научиться выполнять все задания вовремя очень просто. Большинство людей сами создают себе проблемы и преграды в своей жизни. Стоит лишь приложить немного усилий и просто начать планировать свою жизнь. Вы должны понимать, что человек уставший и нездоровый не может работать продуктивно и полноценно проживать свою жизнь.

Поэтому, необходимо:

1. Высыпаться.
2. Правильно питаться. Употреблять как можно больше овощей и фруктов.
3. Занятия спортом повышают иммунитет, дают заряд бодрости и благотворно влияют на деятельность мозга. Улучшается память, концентрация, быстрее обновляются нейронные клетки.
4. Придерживайтесь списка дел. Пишите его на каждый день, на неделю и на год.
5. Не отвлекайтесь на ненужные вам дела, бесполезное общение. Не делайте работу за других.
6. При планировании своего дня, не набирайте обязанностей на себя больше, чем сможете выполнить. Адекватно оценивайте свое время и силы.
7. Поддерживайте порядок как дома, так и на рабочем месте. Каждая вещь должна иметь свое место, а каждое дело – свое время. Когда вы поддерживаете порядок, вы тратите намного меньше времени на выполнение дел. Пусть порядок и систематизация вещей войдет в вашу привычку.
8. Оптимизируйте свою работу. Старайтесь любое дело максимально упростить и сократить время на его выполнение.
9. Пользуйтесь современной техникой. Даже дома мультиварка, микроволновка, электромясорубка сэкономят вам массу времени на приготовление еды.
10. Всегда поощряйте себя за любой успех. Если справились вовремя с важным делом, позвольте себе 15 минут отдохнуть и скушать что-нибудь сладенькое или заглянуть на 10 минуток в одноклассники.
11. Не стремитесь к идеалу, его не существует. Если вы зацикливаетесь на том, чтобы все сделать еще и еще лучше, в итоге вы будете топтаться на месте и доведете себя до истерики.
12. Не накапливайте невыполненные дела. То, что вы запланировали сделать сегодня – сделайте!
13. Никогда не бойтесь попросить о помощи или распределить определенные задачи между сотрудниками.

Помимо составления списка дел, есть еще некоторые действенные методики планирования, которые широко используются в тайм – менеджменте. Это техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле.

Что почитать на тему эффективного управления временем?

Брайан Трейси «Мастер времени»

Книга описывает принципы и показывает основные методики управления временем.

Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»

Советы по организации работы и отдыха, рекомендации по повышению мотивации и постановке целей, разбор техник планирования от одного из самых известных российских авторов в сфере тайм-менеджмента.

Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»

Автор рассказывает, как правильно составлять списки, разрабатывать работоспособную систему планирования, учит определять приоритеты.

Людмила Петрановская «#Selfmama. Лайфхаки для работающей мамы»

Очень полезное пособие для молодых мам, как находящихся в декрете, так и работающих. Практические советы, тонкости и хитрости, написанные для тех, кто знает, как это — разрываться между семьёй, работой и бытом и всё успевать.

Екатерина Беспятых «Ресурсный тайм-менеджмент для женщин»

Рекомендации для работающих мам и жен, знающих цену минутам.

Дональд Рос «Не делай это. Тайм-менеджмент для творческих людей»

Книга написана для тех, кто загорается новыми идеями, но не доводит их до конца. Она учит выделять главное, сосредотачиваться на нём и правильно организовывать свой день.

Основные методики планирования

1. Правило Парето или принцип «80 на 20». Лишь 20% ваших мыслей, разговоров и действий приводят к 80% процентам ваших результатов. И 80% других действий приводят к 20% результату. Поэтому не пытайтесь делать все и сразу, а делайте первоначально те дела, которые принесут вам максимальный результат.
2. Метод хронометража заключается в том, что вам нужно записывать все свое время, на что и куда вы его тратите. Анализ этих записей покажет вам, от каких действий стоит отказаться, что вас отвлекает, и какие процессы необходимо ускорить.
3. АВС планирование заключается в том, что вам необходимо распределить дела по степени важности по буквам. Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20% всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.

Если вы хотите научиться правильно распланировать свой день, быть хозяином своей жизни, для этого нужно немного. Всего лишь иметь желание этому научиться, приложить некоторые усилия и начать работать над собой. Вы просто должны ввести в привычку планировать свою жизнь, писать список дел на каждый день, вырабатывать в себе ответственность, усидчивость, пунктуальность. Обучение правильному планированию – это один из способов самосовершенствования, который способен в корне изменить вашу жизнь к лучшему. Вы научитесь расставлять приоритеты, определять главные ценности, ставить цели и достигать их в четко установленный срок.

Тематика: Личная эффективность, Тайм-менеджмент

Содержание:

• Почему я ничего не успеваю? ТОП-7 причин
• Важен баланс!

Советы психологов

Рассмотрим, что рекомендуют специалисты для повышения продуктивности на работе и дома:

• Как вы помните, утро – важный элемент удачного дня. Откажитесь от чтения новостных лент. Лучше послушайте музыку, выполните легкую гимнастику и съешьте полезный завтрак.
• Для улучшения работы мозга воспользуйтесь цветотерапией. Ученые доказали влияние цвета на психику. Так, красный стимулирует целенаправленность и лидерские качества, желтый способствует эмоциональному вовлечению, оранжевый – цвет оптимистов, зеленый способствует гармонии, голубой – творческому проявлению.
• Помимо цвета, используйте ароматерапию. Есть несколько видов эфирных масел, способных стимулировать мозговую деятельность. Попробуйте использовать масла цитрусовых, эвкалипта, перечной мяты, розмарина.
• Планируйте не только работу, но и отдых. Одна мысль о предстоящем отпуске на море уже способна повысить настроение.

Где найти время для домашних дел

Расскажу, как справляться с домашней рутиной без стресса, тратя на уборку и приготовление пищи меньше времени.

Чтобы не посвящать уборке выходные, старайтесь поддерживать чистоту в доме каждый день. Не нужно много времени на то, чтобы сложить одежду в шкаф, протереть плиту после готовки, помыть пару тарелок после еды, подмести пол в прихожей. Все это делается мимоходом и не требует больших усилий.

Подумайте над тем, чтобы упростить свою жизнь с помощью техники. Мультиварка, робот-пылесос, посудомоечная машина – с ними будет куда проще и приятнее справляться с обязанностями по дому.

Приобщайте к уборке детей. Просите их полить цветы, вытереть пыль, почистить обувь, убрать вещи и игрушки. Маленький приз станет отличной мотивацией, а совместная работа не только сэкономит время, но и сплотит всю семью.

В организации питания хорошую услугу окажут полуфабрикаты. Они спасут ситуацию при неожиданном визите гостей, в случае позднего возвращения домой или плохого самочувствия. Если вы против магазинной пищи быстрого приготовления, делайте домашние заготовки. Например, мясные или овощные котлеты, пельмени.