Урок 3. Планирование дел: составление списков и приоритизация

Если начать досконально разбираться в том, какие факторы оказывают влияние на жизнь человека, в общем и целом, то их можно отыскать великое множество. Любая область жизни человека и каждая сфера его деятельности, конечно же, обладают рядом свойственных им особенностей, и порой то, что применимо к одному, совершенно неприменимо к другому. Но есть, несмотря на это, некие основополагающие принципы, которые являются действенными абсолютно во всём. К одним из таких принципов, а если говорить точнее, законов, которые вполне можно считать гарантами успеха в любой области, можно смело назвать умение планировать и расставлять приоритеты. Почему это так важно, мы выясним в представленном уроке тренинга по тайм-менеджменту. Изучив данный материал, вы узнаете о том, что представляет собой планирование дел, и каковы его особенности, почему нужно и важно ежедневно осуществлять составление списков рабочих, личных и домашних дел. Кроме того, мы рассмотрим несколько эффективных методик и принципов планирования, часть которых рассчитана на каждый день, а часть имеет более перспективную направленность — на неделю, месяц, год и даже несколько лет. Этот урок нашего онлайн-тренинга по тайм-менеджменту будет полезен людям любых возрастов и профессий, а применять полученную информацию для достижения поставленных целей будет можно уже с первого дня.

Что такое планирование?

Планирование — это постановка целей или задач, с оптимальным распределением ресурсов, которые потребуются для их достижения. Чем сложнее предстоит работа, тем выше необходимость в качественной подготовке. Дело в том, что любой процесс нуждается в задействовании человеческого потенциала и материальных источников, а также времени. Чем правильнее они будут спрогнозированы до работы, тем меньше пустых потерь произойдет в ходе ее выполнения.
История планирования начинается еще в древнем обществе. Окружающий мир цикличен. Человек быстро научился прогнозировать погодные изменения, динамику популяций диких животных, состояние растительного покрова. Это позволило готовиться к посевным работам, сбору урожая, собирательству, охоте или рыбной ловле.

С развитием общества, появлением новых профессий, планирование приобретало более совершенные формы. Огромную роль в этом сыграло появление письменности, а с ней – возможности переноса больших объемов информации на внешние носители (глину, папирус, пергамент, бумагу). Возникли различные виды планирования, о которых пойдет речь дальше.

Карта мыслей (Mind map)

Карты мыслей или mind map — способ записывать мысли удобным для мозга способом. Идеи не появляются в нем одна за другой.

Крупные идеи развиваются в мелкие идеи-детали, поэтому записывать их нужно не списком, а в виде своеобразного дерева с множеством ветвей, расходящихся от ствола — основной идеи.

Лист для карты мыслей должен быть большого формата, чтобы его границы не сковывали вас. В середине листа нужно написать ключевую мысль или фундаментальную задачу.

Отбросьте формальности. В этом суть карты мыслей — она должна быть удобной вам.

Для описания идей используйте отдельные слова, а не предложения. Еще лучше — нарисуйте картинку. Сжатую до смысла идею мозгу легче усвоить.

Онлайн-приложения для составления карт мыслей: bubbl.us, coggle.it, mapmyself.com, mindmeister.com, popplet.com, spiderscribe.net.

Понятие и значение планирования на предприятии

Планирование – одна из основных функций управления предприятием, посредством которой определяется и обеспечивается целенаправленное и объективное развитие объекта управления. Планирование на предприятии включает постановку целей и задач по функциональным направлениям деятельности, а также определение путей и способов их достижения.

Как вид управленческой деятельности, планирование определяет выбор возможных альтернатив и перспективы развития предприятия в обозримом будущем. Вместе с тем, реализация запланированных мер осуществляется на основе принятых решений.

Понятие планирования на предприятии

Результатом планирования выступает план конкретного проекта или деятельности, формализованный в виде документа, в котором определены целевые показатели, которые требуется достичь, и способы их достижения.

Интеграция управленческих процессов предопределяет значимость планирования для предприятий, особенно отчетливо проявляющуюся вследствие возрастания сложности внешней хозяйственной среды, что требует от организаций высокой гибкости в управлении, умения постоянно просчитывать множество вариантов управленческих решений в комплексе, с учетом всех факторов.

Разработка управленческих решений на основе планирования

На предприятиях планирование, как вид управленческой деятельности, представлено следующими направлениями:

• общий анализ и планирование текущей деятельности предприятия,
• планирование обеспечения текущей и перспективной деятельности предприятия всеми видами необходимых ресурсов,
• планирование распределения ресурсов,
• оценка использования ресурсов.

Основные задачи планирования на предприятии:

• обеспечение необходимыми ресурсами производственной, коммерческой и финансовой деятельности;
• выявление резервов и мобилизация ресурсов в целях эффективного использования разнообразных доходов предприятия.

Планирование на предприятиях предполагает разработку нескольких видов планов:

• концепции долгосрочного развития;
• стратегических перспективных планов (на 5 и более лет);
• бизнес-планов (объединение стратегического и текущего планирования);
• годового планирования;
• оперативного планирования (на срок до одного месяца)

На предприятиях должна проводиться достаточная работа по планированию не от случая к случаю, а постоянно. Создание четкой системы планов на предприятии представляется особенно актуальным.

Планирование на предприятиях всегда играло существенную роль в экономике любой страны. В настоящее время, роль планирования на предприятиях особенно отчетливо проявилась вследствие возрастания сложности внешней хозяйственной среды, интенсификации конкуренции, что требует от компаний высокой гибкости в управлении, умения постоянно просчитывать множество вариантов управленческих решений в комплексе, с учетом всех факторов.

Ключевым аспектом планирования как вида управленческой деятельности по определению перспектив развития организации выступает разделение планирования на долгосрочное и краткосрочное. Так, например, приобретение оборудования, совершенствование коммерческой политики, определение рынка сбыта относятся к долговременному планированию. Текущее обеспечение предприятия ресурсами, оптимизация расходов и доходов являются предметов краткосрочного планирования.

Проблема реализации

Большинство менеджеров с неохотой занимаются систематическим планированием. Они более склонны действовать, чем сидеть и размышлять о поведении. Нехватка времени и загруженность работой также затрудняют для менеджеров тщательное планирование. Для многих, планирование – это скучная и утомительная работа, которую можно легко и быстро заменить непосредственными действиями.

Одна из проблем, актуальных для предпринимателей, менеджеров, консультантов и всех тех, кто на практике занимается совершенствованием систем управления, это проблема несоответствия стратегии компании и механизма ее реализации, то есть стратегического разрыва. Сегодня разработано достаточно большое количество технологий преодоления данного разрыва. Так, Майкл Ковени в своей книге «Стратегический разрыв: Технологии воплощения корпоративной стратегии в жизнь» описывает многоэтапный процесс эффективной реализации стратегии путем интеграции лучших приемов управления эффективностью бизнеса (BPM) с новейшими информационными технологиями. Технология BSC (The Balanced Scorecard) подразумевает создание такого механизма управления предприятием, при котором стратегические показатели эффективности его деятельности будут соединены через систему причинно-следственных связей со стратегическими инициативами и конкретными мероприятиями по выполнению этой стратегии.

Планирование дня.

Для гармоничной жизни человеку необходимо соблюдать баланс между работой, бытовыми вопросами и досугом. Если рабочее время продумывают многие, то все, что происходит за пределами работы, часто приобретает хаотичный характер. Это неправильно, поскольку гармония достигается только в упорядочивании окружающего пространства и своих мыслей. Сложно быть прилежным в труде, при несобранности в целом. Планирование времени – это очень полезный навык, помогающий экономить свои силы и беречь ресурсы. Если у человека бардак в голове и на рабочем столе, он теряет слишком много энергии на поиск необходимой информации. Успеха в основном добивают те, кто смог упорядочить все свои дела.

Планирование дня желательно начинать с момента пробуждения, при этом учитывая свои физиологические особенности. Обобщенно, можно говорить, что пик интеллектуальной деятельности приходится на период с 10.00 до 12.00. Второй временной промежуток начинается в 14.00 и длится примерно 2 часа. Физические возможности заметно повышаются после 17.00. Но желательно прекратить нагрузки до 18.30-19.00. Это справедливо, если говорить о распорядке дня.

Но человеку также приходится планировать неделю, месяц, год и т.д. Это и есть стратегическое планирование, которое переходит в тактическое и завершается ежедневным. Если есть глобальная стратегия, ее следует разбить на маленькие ежедневные задачи, которые выполняются согласно определенному распорядку дня.

Не стоит расценивать планирование, как пустую трату времени. Напротив, оно позволяет сохранять этот ресурс, поскольку четко определяет временные рамки для выполнения отдельных задач. Предварительная подготовка заметно облегчает выполнение работы, таким образом, высвобождая дополнительное время для успеха и развития.

Энергетический список

Каждая задача требует разного количества умственных или физических усилий. При этом непродолжительные по времени дела могут отнимать больше энергии, чем более длительные. Суть этого метода в том, чтобы распределить все задачи по требуемым усилиям и браться за них в зависимости от своего самочувствия.

Как это работает

Составляя список дел, разбивайте все задачи на три категории: тяжёлые, средние и лёгкие. Первые — это всё, что требует максимальной концентрации и напряжения, вторые — обычные дела, последние — простая рутина, выполняемая почти на автомате. Приступая к работе, оцените уровень сил и выбирайте подходящую задачу.

• Уровень: любитель.
• Плюс: отговорки не работают, ведь независимо от количества времени и энергии всегда есть чем заняться.
• Минус: требуется самодисциплина. Когда вы полны сил, нужно браться за сложные дела, а не отказываться от них в пользу лёгкой рутины.

Планирование дня человеком

Жизнь людей состоит из множества аспектов: семья, работа, учеба, друзья, хобби

Всему нужно уделить внимание и частичку своего времени. Если делать это хаотично, человек окажется в постоянном цейтноте

Помогут создать баланс между досугом, бытом и работой план и планирование.

Как не попасть в цейтнот

Отрегулировав каждый шаг своей жизни, человек экономит время, бережет нервы и ресурсы. Упорядоченные действия помогают в принятии решений и приводят к успеху.

Если с детства индивид приучен к режиму, то ему несложно и во взрослой жизни всю свою деятельность расписать по минутам. Сначала составляется стандартная планировка дня по такому типу:

• момент пробуждения и сна;
• время на физиологические потребности;
• рабочий процесс;
• часы для отдыха.

Распорядок должен учитывать биологические особенности организма. Если верить ученым, то всплеск интеллектуальной деятельности приходится на период между 10-ю и 12-ю, 14-ю и 16-ю часами. Наиболее вынослив в физическом плане организм с 17 до 19 часов.

Ежедневное планирование действий – это тактика процесса. Сутки складываются в недели, месяцы, года, которым тоже не помешает упорядоченность. Здесь уже в ход идет стратегический строительный алгоритм собственной жизни.

Ключевые инструменты системы планирования

По сравнению с прошлым годом инструменты моей системы планирования не поменялись, а только дополнились новым – стандартным календарем iCal.

Перечислю все инструменты еще раз:

1. Evernote – основной инструмент для планирования. Подробнее о том как я использую Evernote можете прочитать здесь
2. Day One – мой ежедневник в котором я подвожу итоги дня, недели, месяца и года
3. Eggscellent – инструмент, с помощью которого я применяю на практике технику Pomodoro.
4. Wunderlist – его я использую в качестве напоминалок для задач с четкой датой завершения
5. iCal – это стандартный календарь, в котором я разбиваю день на блоки, используя технику Zero Calendar

А теперь давайте покажу как работает моя система планирования на практике.

Технология планирования.

Описывая само понятие «планирование», определение этого слова включает рациональное распределение сил и ресурсов. Без внедрения необходимых технологий, добиться этого невозможно.

Подготовка плана включает такие этапы:

• Анализ исходного состояния – оценка ресурсов и внешней среды, понимание тенденций компании, выявление проблем и перспектив, возможных резервов;
• Определение и формирование цели – основной ориентир движения на ближайшую или долгосрочную перспективу;
• Создание концепции развития – методы достижения поставленных целей, включая необходимые технологии;
• Стратегическое планирование – симбиоз основных идей с главными способами их реализации;
• Тактическое планирование – определение необходимых ресурсов, их оптимальное распределение;
• Оперативно-календарное планирование – поэтапное прописывание всех действий;
• Утверждение плана – финальное согласование, принятие к исполнению.

Рекомендуем: Конструктивная обратная связь
Планирование начинается с анализа и понимания своих возможностей, дальнейшего целеполагания и определения путей реализации

У многих возникает путаница в определении тактического и стратегического планирования, поэтому уделим им внимание

Чем различаются тактическое и стратегическое планирование?

Их различия начинаются с глобальности принятия решений. С иерархической точки зрения, стратегическое планирование – это основа всего. Стратегия подразумевает понимание направления, в котором необходимо двигаться. Чаще всего, такие решения принимаются на уровне высшего руководства. Тактика – это вспомогательный этап, на котором задействуется среднее звено компании. Основная задача тактического планирования – определение путей реализации поставленных целей.

Стратегическое мышление охватывает долгосрочную перспективу, тогда как тактическое применимо для среднесрочных или ближайших заданий. Отличаются они и степенью детализации

Стратег может смотреть на вещи глобально, тогда как тактик должен уделять внимание всем деталям задумки

Главное, придерживаться в работе именно такого направления – от масштабного к частному. Планирование рабочего времени должно исходить от глобального понимания миссии и целей. Но применимы эти принципы и в обычной жизни.

Методы

Метод предполагает инструмент, посредством которого происходит планирование деятельности. Могут применяться сразу несколько методов. Рассмотрим их разновидности:

• Балансовый. Менеджер определяет баланс между имеющимися потребностями и ресурсами, которые есть на предприятии. Определяется перечень ресурсов, которых нет. Находятся источники их получения;
• Расчетно-аналитический. Необходим для нахождения показателей, нужных для анализа достижения поставленных целей. Изучается их динамика. Показатели могут быть следующими: прибыльность, производительность, рентабельность, уменьшение себестоимости;
• Графо-аналитический. Ключевой инструмент данного метода – графики. Они помогают определить связь показателей и прочих факторов. К примеру, прибыльность соотносится с текущей ситуацией на рынке;
• Программно-целевой. Актуален при работе над программами. Необходим для стратегического планирования. Основная особенность метода – определение эффективности исходя из конкретных результатов. Менеджер ставит цель. Она разбивается на задачи и подзадачи. Обычно цель решает проблему в одной сфере. К примеру, предприятие желает расшириться. Глобальная цель – освоение новых рынков. Задачами может являться заключение договоров в других регионах, аренда помещения, решение транспортных проблем;
• Экономико-математические методы. Основным инструментом является расчет. Выполняется он при помощи вычислительной техники. Помогает определить количественные показатели. Обеспечивает возможность разработать несколько альтернатив, из которых выбирается наилучшая на данный момент.

Элементы планирования есть в любой организационной структуре. Ярким примером является бизнес-план, составляемый на ранних этапах функционирования компании. По сути, это определение дальнейшей деятельности организации, основанное на объективных предпосылках (к примеру, конкуренция). Бизнес-план решает сразу несколько задач. Он позволяет привлекать инвестиционные средства, обеспечивает видение деятельности компании.

Обычно планированием занимается менеджер. Но, если предприятие очень крупное, данная задача может быть делегирована более узкому специалисту

При осуществлении данной деятельности важно видеть реальную ситуацию, строить план на основании имеющихся внешних и внутренних факторов. Всё это позволит не просто вывести компанию на новый уровень, но и сделать это с максимальной экономией, уменьшением затрат на достижение целей

Chronodex

Chronodex — система планирования, где вместо стандартного списка планировщика используется страница-шаблон с диаграммой дня.

График напоминает циферблат с расписанием от 6 утра до 21 вечера. Каждый час делится на четыре отрезка по 15 минут. Если вы планируете дело, заштрихуйте отрезок в графике. От него проведите стрелку и запишите все подробности задуманного.

Бизнесмен и триатлет Владимир Дегтярев планирует день по системе Chronodex

Можно разработать свой собственный шаблон и вести дела по нему. График покажет, сколько времени тратится на определенную работу.

Хорошо помогает избавиться от привычки делать одновременно несколько дел, которые только отвлекают друг от друга.

Принципы планирования на предприятии

В отношении конкретных аспектов деятельности предприятия, исходным положением планирования выступает принцип достижения рационального, рентабельного и объективного хозяйственного процесса.

Как вид управленческой деятельности, планирование предполагает учет комплекса базовых и экономических принципов.

• Базовые принципы планирования отражают прикладной характер планирования
• Экономические принципы планирования свидетельствуют о целевой направленности планирования

Базовые и общеэкономические принципы планирования

Базовые принципы планирования	Экономические принципы планирования
1	Необходимость	Повсеместное и обязательное применение планирования	1	Комплексность	Показатели в планах должны учитывать отдельные направления и деятельность предприятия в целом
2	Единство планов	Планы должны быть согласованы и не противоречить друг другу	2	Эффективность и оптимальность	При ограниченных ресурсах должен быть достигнут максимально возможный эффект по наиболее оптимальному плану
3	Непрерывность планов	Планирование должно охватывать все периоды и осуществляться постоянно без промежутков	3	Пропорцио­нальность	Сопоставимость ресурсов и возможностей предприятия
4	Гибкость планов	Должна быть возможна корректировка планов	4	Детализация	Соблюдение требуемой глубины и точности планов
5	Точность	Обеспечивается такая точность планов, которую желает достичь само предприятие	5	Простота и ясность	План должен соответствовать возможностям восприятия разработчиков и пользователей плана

Как следует из принципов планирования, содержание плана, как формализованного документа, а также отчетности по итогам его исполнения, должно быть кратким, наглядным и оперативным, для этого представленные данные должны предоставлять максимум информации при минимальной загруженности лишней информацией.

Понятие стратегического планирования

Предвидение — это отправная точка планирования деятельности предприятий, управления вообще. Возникновение и практическое использование методологии стратегического управления вызвано различными причинами, в основном, в результате изменений во внешней среде организации. Существует несколько этапов развития этой методологии. В таблице приведены четыре основные фазы постепенного перехода к стратегическому управлению.

Таблица. Характеристика этапов развития стратегического управления

Фаза	Характеристика фаз	Основные ориентиры
1	Текущее управление «по отклонениям»	Реагирование на складывающуюся ситуацию. Планирование, ориентированное внутрь организации, ограничивается разработкой бюджетов и текущих планов
2	Управление «от достигнутого», с элементами предсказания будущего	Применение элементов анализа и контроля ситуации, складывающейся извне и в организации. Планирование использует экстраполяционное предсказание будущего
3	Управление «по целям», с ориентацией на внешнюю среду	Освоение «стратегического мышления», нацеленного на уменьшение влияния угроз на деятельность предприятия и использование шансов, способствующих успеху организации. Планирование — стратегическое, вырабатывающее «стратегические ответы» на действия конкурентов в категориях «продукт-рынок»
4	Стратегическое управление	Подготовка будущего и к будущему. Стратегическое планирование, пронизывает все подсистемы деятельности предприятия, использует все достижения указанных фаз

Таким образом, стратегическое управление определяется как технология управления в условиях повышенной нестабильности факторов внешней среды и их неопределенности во времени. Существует много различных стилей поведения, но все они происходят от двух противоположных стилей: приростного и предпринимательского.

Приростной стиль поведения организации, как показывает само название, характеризуется постановкой целей «от достигнутого», направлен на минимизацию отклонений от традиционного поведения. Организации, которые придерживаются этого стиля поведения, стремятся избежать изменений, ограничить их и минимизировать. Поиск альтернативных решений ведется последовательно и принимается первое удовлетворительное решение.

Предпринимательский стиль поведения характеризуется стремлением к изменениям, новым возможностям. Ведется широкий поиск управленческих решений, когда разрабатываются многочисленные альтернативы, и из них выбирается оптимальная.

Рекомендуем: Линейно-функциональная структура управления

Стратегия — это определение основных долгосрочных целей и задач предприятия, принятие курса действий и распределения ресурсов, необходимых для выполнения поставленных целей.

Определение бизнеса или направлений деятельности — это важный элемент стратегического управления, поскольку уже на первых этапах его формирования целесообразно осознать, какая организация является объектом управления — специализированная, однородная по направлению деятельности или диверсифицированная, многопрофильная. Ко второй группе относят полипродуктовые предприятия, производящие различную по значению и почти не связанную между собой продукцию.

Виды планирования

У современного человека много потребностей, затрагивают они различные сферы жизни. Чтобы реализовать все задуманное, необходимо осуществить целеполагание, правильно расставив приоритеты. Это позволит определить очередность действий и направить их в конкретное русло. Регулятивный процесс наиболее важен, когда одновременно определяют несколько целей.

Чтобы понять, что включает в себя планирование, необходимо изучить все возможные виды процесса, их состав.

Классификация планирования

Тематическое наименование Особенности По срокам Краткосрочное Реализация текущих задач занимает по времени не более 12 месяцев Средние сроки Планы могут выстраиваться как на год, так и на пятилетку Долгосрочное Потребуется разработка стратегии на длительный период (масштабные перспективы) По сферам Финансовое Просчитываются экономические задачи Производственное Просчитываются экономические задачи Маркетинговое Распределение ресурсов материально-технического характера Исследовательское Представлено глобальной стратегией фирмы Индивидуальное Вырисовывает перспективы с научной точки зрения По охвату Общее Берет во внимание все составляющие процесса Частичное Учитывает только значимые условия По обязательности Директивное Строго подчиняется предписаниям Необязательное Алгоритм включает рекомендации По содержанию Бизнес-план Комплексные мероприятия предстоящего дела Оперативно-календарное Помогает в решении текущих задач Стратегическое Определяет конечную цель и формирование курса Тактическое Помогает решить, как достичь результата По глубине Агрегированное В основе лежит анализ общих параметров Детальное Рассматривает «в разрезе» все возможные моменты По координации Одновременное Если план включает 1 этап Последовательное Весь проект разделен на фазы По очередности Упорядоченное Основано на последовательности действий Скользящее Учитывает возможность продления этапов Внеочередное Предпринимается по мере необходимости По учету данных Гибкое Возможность корректировать действия под возникшие обстоятельства Жесткое Определяется четкими рамками Комбинированное Учитывает оба подвида

К сведению. Включает в себя планирование определение и по объектам. Сюда входят продумывание целей, программ, средств и возможностей, функций, выбор исполнителей.

Составление алгоритмов

Составление оперативного плана

Оперативный план работы позволяет обеспечить выполнение стратегических целей предприятия. В отличие от долгосрочных планов, данная разновидность регулирует текущую деятельность фирмы. Такой документ может охватывать период длительностью до трех месяцев.

Содержание оперативного плана может быть описано следующим образом:

• организационная структура предприятия, которая должна претерпеть изменения или же остаться в прежнем состоянии;
• манипуляции с имеющейся технологической базой или же приобретение нового оборудования;
• повышение эффективности экономической эффективности в целом или же ее отдельных показателей;
• определение выгодности координат самого предприятия или же его основных контрагентов;
• совершенствование процедуры управления производственными запасами с целью обеспечения их экономии;
• совершенствование процессов контроля качества продукции на всех этапах ее изготовления;
• повышение репутации фирмы среди поставщиков и клиентов за счет улучшения имиджа.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): РАЗВИТИЕ КЛИЕНТА

План действий по развитию клиентов мы используем в своих проектах по развитию отделов продаж. План формирует мероприятия по следующим направлениям:

1. Определение вероятности долгосрочного сотрудничества***Это этап квалификации клиента. В случае, если клиент сложный и собрать информации для оценки его потенциала не удалось, продавец составляет план действий для сбора нужной информации и оценки потенциального клиента.///
2. Формирование стратегии работы с ЛПР, ЛВПР и/или ГПР (группа принятия решения)***На сложных рынках решение о покупке принимает не один сотрудник. Продавец должен оценить приоритеты в системе управления клиента, цели и задачи, стратегию бизнеса и прочие факторы для того, чтобы сформулировать ценностное предложение клиенту.///
3. Утепление клиента***Действия по утеплению клиента: какие встречи и с кем из ГПР необходимо провести? Командировки, визиты на производство — все это мероприятия, необходимые для подготовки клиента к подписанию договора.///
4. Развитие ассортимента***После подписания договора необходимо разработать шаги по стратегии развития клиента с целью увеличения продаж.///
5. Развитие ресурсов***Количество требуемых ресурсов для работы особенно с ключевым клиентом может изменяться. С целью долгосрочного планирования и эффективного контроля в план действий необходимо закладывать новые данные по этому разделу.

План действий по развитию и управлению клиентом:

Внеш­няя вто­рич­ная ин­фор­ма­ция

Ес­ли ис­сле­до­ва­тель­ская про­бле­ма не бы­ла раз­ре­ше­на с по­мо­щью внут­рен­ней вто­рич­ной ин­фор­ма­ции, фир­ма долж­на ис­поль­зо­вать внеш­ние ис­точ­ни­ки — пра­ви­тель­ст­вен­ные и не­пра­ви­тель­ст­вен­ные.

Ком­мер­че­ские ис­сле­до­ва­тель­ские ор­га­ни­за­ции про­во­дят пе­рио­ди­че­ские и ра­зо­вые ис­сле­до­ва­ния и пре­дос­тав­ля­ют их ре­зуль­та­ты кли­ен­там за пла­ту. Этот тип ис­сле­до­ва­ния вто­ри­чен, ес­ли фир­ма вы­сту­па­ет как под­пис­чик и спе­ци­аль­но для нее де­лать ни­че­го не на­до.

Пер­вич­ные дан­ные пред­став­ля­ют со­бой толь­ко что по­лу­чен­ную ин­фор­ма­цию для ре­ше­ния кон­крет­ной ис­сле­дуе­мой про­бле­мы или во­про­са. Они не­об­хо­ди­мы в тех слу­ча­ях, ко­гда дос­ко­наль­ных ана­лиз вто­рич­ных све­де­ний не в со­стоя­нии обес­пе­чить не­об­хо­ди­мую ин­фор­ма­цию.

Что­бы оце­нить об­щую зна­чи­мость пер­вич­ных дан­ный, ис­сле­до­ва­тель дол­жен взве­сить их дос­то­ин­ст­ва и не­дос­тат­ки.

Пер­вич­ные дан­ные име­ют сле­дую­щие прин­ци­пи­аль­ные дос­то­ин­ст­ва:

— со­би­ра­ют­ся в со­от­вет­ст­вии с точ­ны­ми це­ля­ми дан­ной ис­сле­до­ва­тель­ской за­да­чи;

— ме­то­до­ло­гия сбо­ра дан­ных кон­тро­ли­ру­ет­ся и из­вест­на ком­па­нии;

— все ре­зуль­та­ты дос­туп­ны для ком­па­нии, ко­то­рая мо­жет обес­пе­чить и сек­рет­ность для кон­ку­рен­тов;

— от­сут­ст­ву­ют про­ти­во­ре­чи­вые дан­ные из раз­лич­ных ис­точ­ни­ков;

— на­деж­ность мо­жет быть оп­ре­де­ле­на (при же­ла­нии);

— ес­ли вто­рич­ная ин­фор­ма­ция не от­ве­ча­ет на все во­про­сы, то сбор и ана­лиз пер­вич­ных дан­ных — един­ст­вен­ный спо­соб по­лу­чить не­об­хо­ди­мые све­де­ния.

Не­дос­тат­ки пер­вич­ных дан­ных:

— сбор пер­вич­ных дан­ных мо­жет за­нять мно­го вре­ме­ни;

— мо­гут по­тре­бо­вать­ся боль­шие за­тра­ты;

— не­ко­то­рые ви­ды ин­фор­ма­ции не мо­гут быть по­лу­че­ны;

— под­ход ком­па­нии мо­жет но­сить ог­ра­ни­чен­ный ха­рак­тер;

— фир­ма мо­жет быть не­спо­соб­ной со­би­рать пер­вич­ные дан­ные.

Итак, в про­цес­се оп­ре­де­ле­ния про­пор­ций про­из­вод­ст­ва превалирующую роль иг­ра­ет сбор вто­рич­ной ин­фор­ма­ции. На основании собранной информации и ее анализа проводится прогнозирование.

Три главных дела

Большой список дел подходит не всем, потому что из-за огромного количества дел сложно выделить главные цели на день. Даже с психологической точки зрения большой список будет отпугивать, а сконцентрироваться на важном и второстепенном станет непросто. Выход из ситуации есть: попробуйте не писать обычный список, в который вы включаете и мелкие дела, и большие. Выделите среди всех пунктов три главных и выпишите их в отдельную колонку. Мелкие дела, о которых также нельзя забыть, выносите в отдельную колонку или пишите на другой стороне страницы. То, что не успели выполнить в течение дня, не бойтесь без зазрения совести переносить на следующий рабочий день. Главное — три основных дела, которые нужно выполнить в первую очередь.

Анализ информации и прогнозирование

Пла­ни­ро­ва­ние и прогнозирование все­гда ори­ен­ти­ру­ет­ся на дан­ные про­шло­го, но стре­мит­ся оп­ре­де­лить и кон­тро­ли­ро­вать раз­ви­тие пред­при­ятия в пер­спек­ти­ве. По­это­му на­деж­ность прогнозирования за­ви­сит от точ­но­сти полученной и обработанной информации — фак­ти­че­ских по­ка­за­те­лей про­шло­го.

Воз­мож­ные раз­но­вид­но­сти про­гно­зов мож­но пред­ста­вить в ви­де сле­дую­ще­го ря­да:

1. Эко­но­ми­че­ские про­гно­зы — но­сят пре­иму­ще­ст­вен­но об­щий ха­рак­тер и слу­жат для опи­са­ния со­стоя­ния эко­но­ми­ки в це­лом по ком­па­нии или по кон­крет­ным из­де­ли­ям.

2. Про­гно­зы раз­ви­тия кон­ку­рен­ции — ха­рак­те­ри­зу­ют воз­мож­ную стра­те­гию и прак­ти­ку кон­ку­рен­тов, их до­лю на рын­ке и так да­лее.

3. Про­гно­зы раз­ви­тия тех­но­ло­гии — ори­ен­ти­ру­ют поль­зо­ва­те­ля от­но­си­тель­но пер­спек­тив раз­ви­тия тех­но­ло­гий.

4. Про­гно­зы со­стоя­ния рын­ка — ис­поль­зу­ют­ся для ана­ли­за рын­ка то­ва­ров.

5. Со­ци­аль­ное про­гно­зи­ро­ва­ние — ис­сле­ду­ет во­про­сы, свя­зан­ные с от­но­ше­ни­ем лю­дей к тем или иным об­ще­ст­вен­ным яв­ле­ни­ям.

Задача плaниpoвaния

Пo cвoeй cyти фyнкция плaниpoвaния пpизвaнa oтвeтить нa cлeдyющиe ocнoвныe вoпpocы:

1. Гдe мы нaxoдимcя в нacтoящee вpeмя? 
Мeнeджepы дoлжны oцeнить cильныe и cлaбыe cтopoны opгaнизaции в ocнoвныx ee oблacтяx (финaнcы, мapкeтинг, пepcoнaл, НИОКР), чтoбы oпpeдeлить, чeгo мoжeт peaльнo дoбитьcя opгaнизaция;

Кyдa мы xoтим двигaтьcя? 
Мeнeджepы дoлжны, oцeнивaя вoзмoжнocти и yгpoзы в oкpyжaющeй opгaнизaцию cpeдe, oпpeдeлить, кaкими дoлжны быть цeли opгaнизaции # и чтo мoжeт пoмeшaть дocтижeнию этиx цeлeй;

1. Кaк мы coбиpaeмcя cдeлaть этo? 
Мeнeджepы peшaют, чтo дoлжны дeлaть члeны opгaнизaции для дocтижeния пocтaвлeнныx цeлeй.

Какими бывают планы

В соответствии с различными классификационными признаками, различают следующие виды планов (для лучшей наглядности материал мы оформили в виде таблицы).

Признак	Виды
По времени	Краткосрочные. Среднесрочные. Долгосрочные.
По целям	Тактические. Оперативные. Стратегические.
По точности	Детализированные. Укрупненные.
По сфере применения	Корпоративные. Цеховые.
По содержанию	Производства и реализации продукции. Снабжения. Кадровые. Издержек. Финансово-инвестиционные. Социальные.
По ориентиру	Реактивные (вследствие каких-либо событий либо на основании предшествующего опыта). Интерактивные (предусматривают взаимодействие прошлых, будущих и настоящих показателей).

Все перечисленные квалификационные признаки могут существовать как по-отдельности, так и пересекаться в одном плановом документе.

Развитие предприятия

План развития предприятия подразумевает кардинальные изменения как в экономической, так и в организационной системе фирмы. При этом должен наблюдаться значительный финансовый и технологический рост. Центральное место занимает увеличение объемов производимой продукции и, как следствие, чистой прибыли.

Стратегический план развития предприятия может быть разработан по следующим основным направлениям:

• усовершенствование производственной программы;
• внедрение достижений научно-технического прогресса;
• повышение эффективности производства за счет увеличения показателей производительности труда и материалоотдачи;
• план по строительству новых сооружений, а также установке нового оборудования;
• совершенствование кадровой структуры и состава;
• улучшение социального положения работников;
• внедрение экологически чистых систем производства.

Рекомендуем: Понятие и виды власти в менеджменте. основы и формы проявления власти в менеджменте

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): ТРЕБОВАНИЯ

План действий должен содержать следующую информацию:

• Какое действие следует сделать;***
• Кто будет выполнять это действие;***
• Когда оно состоятся и как долго продлится;***
• Какие ресурсы (персонал, деньги, другое) необходимы для осуществления этого действия;***
• Какая коммуникация должна происходить между участниками плана (кто должен знать и что?)

Ваш план действий должен отвечать следующим требованиям:

1. Быть исчерпывающим***План действий должен содержать все необходимые действия для реализации той или иной задачи.
2. Быть понятным***План действий должен быть понятно изложен и быть доступным в изложении для менеджеров.
3. Быть релевантным***План действий должен отражать текущую работу над задачей, использовать все новые возможности и решать все появляющиеся проблемы.

Принципы составления планов

Все виды планов составляются на основании определенных принципов:

• объективная необходимость, продиктованная современными экономическими условиями;
• все показатели должны быть конкретными и обладать численным измерением;
• план должен иметь четкие временные границы;
• все цифры должны быть реалистичными и обоснованными (исходить следует из наличия ресурсов на предприятии);
• форма составления программы должна быть гибкой, чтобы имелась возможность приспосабливаться к изменениям во внешней и внутренней среде;
• планирование должно производиться комплексно и охватывать все сферы деятельности предприятия;
• программы по всем структурным подразделениям не должны противоречить друг другу;
• все составленные и заверенные планы являются обязательными к исполнению;
• нацеленность на достижение максимального экономического результата;
• на каждой из стадий должно быть разработано несколько альтернатив, среди которых выбирается впоследствии оптимальная.

Соблюдение данных принципов позволяет сделать планы реальными, подробными, а главное — эффективными.

Определение перспективной стратегии

Стратегическое планирование — это процесс определения желаемого будущего состояния предприятия путем анализа, прогнозирования и целеполагания. Можно сказать, что это определенный набор действий по созданию долгосрочных перспектив для организации.

Стратегическое планирование может включать в себя следующие моменты:

• распределение материальных и технических ресурсов между подразделениями организации;
• реагирование на изменения внешней среды, а также завоевание собственной ниши на рынке;
• возможное будущее изменение организационной формы предприятия;
• координация управленческих действий во внутренней среде;
• анализ прошлого опыта применительно к будущим планам.

Стратегия деятельности предприятия разрабатывается топ-менеджерами фирмы. Она обязательно должна быть подкреплена финансовыми расчетами на основании ретроспективного анализа. Одним из главных требований к подобного рода планам является гибкость, ведь внешняя среда достаточно нестабильна. Также при разработке стратегии нужно учесть тот факт, что затраты на ее реализацию должны быть полностью оправданы ожидаемыми результатами.

Индикативное

Индикативное планирование представляет собой отдельную форму государственного регулирования производства посредством изменения тарифов и цен, ставок налогов, банковских процентных ставок, минимально возможного уровня заработной платы, а также целого ряда других показателей. Таким образом, можно перечислить достаточно большое количество характеристик, которые определяют индикативное планирование. Виды планов данного типа включают в себя задания, которые называются индикаторами.

Индикаторы – это параметры, в соответствии с которыми характеризуется состояние и последующее направление развития экономики и которые вырабатываются непосредственно органами государственного управления. В составе такого плана могут присутствовать также самые разные обязательные задания, но при этом их количество является довольно ограниченным, вследствие чего такой план является больше направляющим и рекомендательным. Использование данного планирования сегодня встречается на предприятиях в процессе разработки перспективных планов.

Что входит в планирование деятельности?

Планирование – это менеджерская задача. Работа происходит по трем базовым направлениям:

1. Определение текущего состояния предприятия. Задача подразделяется на оценку экономического состояния компании, определение сфер, в которых предприятие функционирует эффективнее всего. Должны быть также найдены сферы, в которых требуется срочное улучшение. На основании текущего состояния можно установить, каких целей можно достигать при имеющихся ресурсах.
2. Определение стратегических задач. Рассчитываются они исходя из конкурентной среды, технологий, пожеланий руководства, ситуации на рынке.
3. Определение имеющихся и необходимых ресурсов. Понятие ресурсов включает в себя и технологии, и оборудование, и кадровый состав.

Исходя из данных задач, можно вывести структуру работы по планированию:

• Нахождение реалистичных целей.
• Определение показателей, на основе которых можно оценивать деятельность предприятия с точки зрения стратегии.
• Нахождение перечня приоритетных задач, которые можно решить в данной ситуации и при имеющихся ресурсах.
• Установление гибкой методики планирования, которая позволит достичь целей, определенных ранее.

Планирование – это комплексная задача, без которой не может обойтись ни одно развивающееся предприятие.

Факторы, ограничивающие возможность планирования

Определившись с тем, какое планирование бывает, зачем оно необходимо, уяснив его принципы, следует обратить внимание на причины, ограничивающие процесс. Если рассматривать производственную сферу, то основные факторы таковы:

• чем масштабнее бизнес, тем проще наладить планирование за счет имеющихся ресурсов;
• невозможно стопроцентно делать прогнозы при нестабильности, хаотичности современного рынка и наличии конкурентов;
• подготовка и планирование требуют издержек времени и денежных затрат на исследования;
• к субъективным моментам относятся человеческий фактор, личностные отношения, ошибки в расчетах, форс-мажорные ситуации и т.п.

Форс-мажорные обстоятельства

Научившись планировать, руководитель предприятия сможет взять под контроль все события, связанные с получением результатов, и эффективно ими управлять.

Планирование и планы

Следует различать планирование и планы. План — это детализированная совокупность решений, которые подлежат реализации, перечень конкретных мероприятий и их исполнителей. План является результатом процесса планирования. Планы и планирование имеют различные вариации, и их можно рассматривать с разных точек зрения.

По широте охвата:

• корпоративное планирование (для всей компании в целом);
• планирование по видам деятельности (планирование производства ковров);
• планирование на уровне конкретного подразделения (планирование работы цеха).

По функции:

• производственное;
• финансовое;
• кадровое;
• маркетинговое.

По подфункции (например, для маркетинга):

• планирование ассортимента;
• планирование рекламы;
• планирование продаж.

По временному периоду:

• долгосрочное планирование — 5 лет и более;
• среднесрочное планирование — от 2 до 5 лет;
• краткосрочное планирование — до года.

По степени детализации планов:

• стратегическое планирование;
• оперативное или тактическое планирование.

По обязательности выполнения:

• директивные планы для непосредственного обязательного исполнения;
• индикативные планы, которые являются ориентирными и зависят от индикаторов экономической, политической и т. д. деятельности.

План как итог планирования для исполнителей является директивным документом и должен включать как обязательные, так и рекомендательные показатели, причем с увеличением сроков планирования число индикативных (рекомендательных) показателей растет. Это связано с тем, что при долгосрочном планировании результат не может быть определен абсолютно точно, так как он зависит от изменения условий хозяйствования и имеет вероятностный характер. Планироваться могут конкретные мероприятия, товары, услуги и работы, а также структуры, технологии и процедуры. Например, планирование расширения организации, планирование более совершенного техпроцесса или планирование вывода товара на рынок.

Различают три основные формы организации планирования:

• «сверху вниз»;
• «снизу вверх»;
• «цели вниз — планы вверх».

Планирование «сверху вниз» основывается на том, что руководство создает планы, которые надлежит выполнять их подчиненным. Такая форма планирования может дать положительный результат только при наличии жесткой, авторитарной системы принуждения.

Планирование «снизу вверх» основано на том, что планы создаются подчиненными и утверждаются руководством. Это более прогрессивная форма планирования, но в условиях углубляющейся специализации и разделения труда сложно создать единую систему взаимосвязанных целей.

Планирование «цели вниз — планы вверх» соединяет достоинства и устраняет недостатки двух предыдущих вариантов. Руководящие органы разрабатывают и формулируют цели для своих подчиненных и стимулируют разработку планов в подразделениях. Такая форма дает возможность создать единую систему взаимосвязанных планов, так как общие целевые установки являются обязательными для всей организации.

Планирование базируется на данных прошлых периодов деятельности, но целью планирования является деятельность предприятия в перспективе и контроль за этим процессом. Поэтому надежность планирования зависит от точности и правильности информации, которую получают менеджеры. Качество планирования в большей степени зависит от интеллектуального уровня компетенции менеджеров и точности прогнозов относительно дальнейшего развития ситуации.

Д. Ямпoльcкaя, M. Зoниc

Стоп-листы

Стоп-листы — такой же метод планирования, как и список дел. Только вместо выполнения заданий вы от них избавляетесь.

Если вам мешает бессмысленная привычка, которая съедает часть времени или не дает развиваться, — поместите ее в стоп-лист. Его можно составлять на месяц или год и следить за своим прогрессом.

Не обязательно сразу прекращать вредную привычку. Начните с ограничения, например, час видеоигр в неделю, и постепенно уменьшайте промежуток выделенного времени.

Придумайте метод оценивания и поощрения за успехи. Периодически ставьте себе оценку, насколько вам удалось избавиться от плохого.

Принципы эффективного планирования

Несмотря на многочисленность видов, все направления регулирования действий базируются на общих принципах. Их соблюдение делает бизнес успешным:

1. Системность и единство подразумевают взаимосвязанность отдельных элементов в достижении основной цели.
2. Горизонтальная координация проектов между структурами.
3. Поддерживается взаимная интеграция.
4. Реализация непрерывна и соответствует временным рамкам.
5. Ясность и простота заданий, адаптированных под уровень исполнителей.
6. Конкретизация действий и детализация для понимания.
7. Возможность своевременной корректировки проектов и наличие резервов для лавирования.
8. Рациональный выбор оптимального варианта.
9. Частность, как составляющая комплексности в отображении общей картины задуманного.

Обратите внимание! Придерживаясь основных принципов в разработке планов, реально добиться положительного результата в осуществлении любого проекта

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ (ACTION PLAN): ПРИМЕР

Многие CRM-системы сегодня позволяют вести контроль за реализацией задач, проектов и планов. В случае, если ваша CRM-система не имеет такого функционала, используйте таблицу Excel.

Разработка плана действий в «электронно-бумажного» виде — это первый шаг. После того, как он будет освоен, переносите шаблон в CRM.

Важно: бумажная версия плана действий стимулирует общаться с подчиненными лично. Автоматизированный план действий в CRM хуже мотивируют сотрудников на решение задач чем распечатанная таблица плана действий в Excel и личное совещание с Руководителем.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ОТДЕЛОМ ПРОДАЖ

План действий (Action plan) для управления отделом продаж в табличной форме:

План действий (Action plan): управление отделом

План действий (Action plan): отчет